Referenzen einholen ist wie ein Blick hinter die Kulissen. Während sich Fachwissen leicht prüfen lässt, sind Persönlichkeit und Haltung nur schwer zu beurteilen. Wer hier falsche Entscheidungen trifft, zahlt doppelt: mit Kosten, Zeit und Frustration.
Viele halten das Einholen von Referenzen für überholt. Doch wer genauer hinschaut, erkennt darin ein Werkzeug, das Klarheit schafft, Risiken senkt und Entscheidungen absichert. Richtig eingesetzt ist es weder „old school” noch bürokratischer Ballast, sondern ein wirksamer Hebel für mehr Qualität im Recruiting.
In diesem Artikel erfahren Sie, wann Referenzen sinnvoll sind, wie man sie professionell einholt, welche Fehler es zu vermeiden gilt und warum gerade mittelständische Unternehmen von diesem Instrument profitieren.
Mehr Sicherheit vor teuren Fehlentscheidungen!
Referenzen sind im Top-Management seit jeher Standard. Headhunter nutzen sie auch für Experten- und Führungspositionen, da sie einen zusätzlichen Blick von außen auf eine Person ermöglichen. Sie ergänzen Interviews, Tests oder Eignungsdiagnostik und helfen dabei, teure Fehlentscheidungen zu vermeiden. Der Aufwand ist gering, der Nutzen hoch – wenn man die häufigsten Fallen kennt und strukturiert vorgeht.
Direkte Referenzen statt bloßer Empfehlungsschreiben
Referenzen können unterschiedliche Formen haben. In manchen Ländern ersetzen Empfehlungsschreiben das klassische Arbeitszeugnis. Sie stammen oft vom direkten Vorgesetzten, manchmal auch von Kunden oder Kooperationspartnern. Ihr Wahrheitsgehalt lässt sich mit einem abgewandelten Strategie prüfen, je höher die Position des Referenzgebers, desto größer ihr Gewicht.
Noch aussagekräftiger ist es, Referenzen direkt bei den letzten oder vorletzten Arbeitgebern einzuholen. Idealerweise werden mindestens zwei Gesprächspartner eingebunden, um ein vollständiges Bild zu gewinnen und mögliche Widersprüche zu erkennen.
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Der wahre Wert von Referenzen im Recruiting
Referenzen sind mehr als nur nette Zusatzinformationen. Sie zeigen, wie jemand tatsächlich gearbeitet hat, wie er mit Verantwortung umgegangen ist und wie zuverlässig er seine Ziele erreicht hat. Gerade im Mittelstand, wo jeder Mitarbeiter spürbar wirkt, sind solche Einblicke entscheidend. Richtig eingeholt, liefern Referenzen Hinweise auf die Arbeitsweise, die Teamfähigkeit oder die Belastbarkeit einer Person, die in einem Lebenslauf nicht abgebildet werden können. Damit lassen sich Bauchentscheidungen absichern und Risiken erheblich senken.
Der richtige Zeitpunkt für Referenzen
Referenzen lohnen sich immer, um ein Gesamtbild abzurunden. Besonders wertvoll sind sie, wenn es Widersprüche gibt, beispielsweise zwischen Arbeitszeugnis, Lebenslauf, Interview und persönlichem Eindruck. Auch bei Unklarheiten bezüglich der Persönlichkeit oder des Teamverhaltens können gezielte Nachfragen entscheidende Hinweise liefern. Im besten Fall enttarnen Referenzen Ungereimtheiten oder bestätigen Stärken, die für die Stelle entscheidend sind.
Referenzen strukturiert und zielführend prüfen
Ein strukturierter Fragenkatalog sorgt dafür, dass Gespräche nicht oberflächlich bleiben, sondern entscheidende Einblicke liefern. Clevere Leitfragen können beispielsweise sein:
- Würden Sie den Mitarbeiter uneingeschränkt wieder einstellen?
- Gab es Auffälligkeiten, die für die neue Rolle relevant sein könnten?
- Wie hat sich der Mitarbeiter in Stress- oder Konfliktsituationen verhalten?
- Welche Verantwortung hat er tatsächlich getragen – und wie zuverlässig?
- Wie würden Sie seine Wirkung im Team beschreiben – eher verbindend oder polarisierend?
- Wie ging er mit Feedback oder Kritik um?
- Welche messbaren Ergebnisse oder Projekte lassen sich ihm konkret zuschreiben?
- Welche Rolle spielte er in Veränderungsprozessen – eher Treiber, Mitläufer oder Bremser?
- Welche Entwicklungspotenziale sehen Sie rückblickend?
Referenzen durch den Headhunter professionell eingeholt
Für Unternehmen ist das Einholen von Referenzen oft zeitaufwendig und rechtlich heikel. Ein erfahrener Headhunter übernimmt diesen Schritt diskret und strukturiert. Er prüft die Angaben des Kandidaten, wählt die passenden Ansprechpartner aus und stellt gezielte Fragen, die Substanz haben. Dabei werden alle Gespräche dokumentiert und in den Auswahlprozess integriert. So erhält der Kunde nicht nur einen Kandidatenvorschlag, sondern ein vollständiges Bild inklusive der unabhängigen Fremdwahrnehmung. Das spart Zeit, reduziert Risiken und macht den Unterschied zwischen Bauchgefühl und fundierter Entscheidung aus. Bei der Headhunter-Auswahl sollten Sie typische Fehler vermeiden.
Stolperfallen bei der Referenzprüfung
Viele Unternehmen nutzen das Potenzial von Referenzen nicht voll aus, weil sie in typische Fallen tappen. Dadurch gehen wertvolle Informationen verloren oder die Ergebnisse sind kaum belastbar. Zu den häufigsten Fehlern gehören:
- Der Kandidat bestimmt den Referenzgeber selbst.
Oft werden Kollegen oder Geschäftspartner genannt, die wenig Substanz liefern. Besser ist die Frage: „Wer kann die Führungs- und Projektleistung wirklich neutral beurteilen?“ - Es wird nur eine einzige Referenz eingeholt.
Dadurch entsteht leicht ein verzerrtes Bild. Besser ist die Frage: „Wie verändert sich der Eindruck, wenn ich zusätzlich eine zweite Quelle einbeziehe?” - Gespräche finden auf der falschen Ebene statt.
Die Personalabteilung spricht mit der Personalabteilung, statt dass die Führungskraft mit der Führungskraft redet. Der Unterschied ist enorm. Leitfrage: „Wer hat tatsächlich die tägliche Performance beurteilt?“ - Kritische Fragen fehlen.
Anstelle von „Wie war die Zusammenarbeit?“ sind Fragen mit Substanz gefragt: „Würden Sie den Mitarbeiter wieder einstellen?“ - Referenzen ohne Zustimmung.
Spontane Anrufe wirken zwar authentisch, sind aber rechtlich riskant. Besser ist die Frage: „Wie kann ich mir Transparenz sichern, ohne den Datenschutz zu verletzen?“ - Alles läuft nur telefonisch.
Am Telefon lassen sich Floskeln und Ausweichmanöver leichter verpacken. Besser ist ein Video-Call, bei dem auch Zwischentöne sichtbar werden. Frage: „Wie wirkt die Körpersprache meines Gesprächspartners, wenn es heikel wird?”
Manipulation und ihre Grenzen
Natürlich besteht die Gefahr, dass Referenzen geschönt werden, insbesondere, wenn ein Bewerber enge Beziehungen zu seinem Referenzgeber pflegt. Ebenso können ehemalige Arbeitgeber jemanden „wegloben” und dessen Schwächen elegant verschweigen. Deshalb ist es wichtig, das Verhältnis zwischen Kandidat und Referenzgeber zu kennen und kritische Punkte konsequent nachzufragen. Nur so lassen sich Schönfärbereien aufdecken.
Referenzen als Rettungsanker im Mittelstand
Im Mittelstand sind Ressourcen knapp und jede Fehleinstellung spürbar. Referenzen helfen, diese Risiken zu minimieren und Vertrauen in die Entscheidung zu schaffen. Sie sind kein Ersatz für Interviews oder Diagnostik, aber ein wertvoller Baustein. Richtig genutzt, wird das Einholen von Referenzen zu einem Wettbewerbsvorteil: Entscheidungen werden sicherer, die Passung langfristiger und die Einarbeitung leichter.
Referenzen einholen als Schlüsselbaustein
Referenzen einzuholen ist kein Relikt, sondern ein bewährtes Instrument – vorausgesetzt, es wird professionell umgesetzt. Sie liefern keine absolute Wahrheit, aber wertvolle Perspektiven, die in Kombination mit Interviews, Tests und Diagnostik ein klares Gesamtbild ergeben.
Für mittelständische Unternehmen gilt: Holen Sie mindestens zwei Referenzen ein, erstellen Sie einen individuellen Fragenkatalog und führen Sie die Gespräche auf Führungsebene. So wird aus einem vermeintlich „old school“-Werkzeug ein entscheidender Faktor für treffsichere Besetzungen.
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