Mitarbeiter-Benefits: 12 kreative Ideen für kleine Budgets

Mitarbeiter-Benefits, hohe Arbeitgeberattraktivität, üppige Budgets und große Personalabteilung bei Konzernen. Aber ist es auch möglich, sich als Mittelständler mit kreativen Ideen für Mitarbeiter-Benefits bei der Mitarbeitergewinnung von der Masse abzuheben?

Der akute Wettbewerb um Arbeitskräfte und die zunehmende Fluktuation fordern Unternehmen dazu auf, vorhandene Strukturen zu überprüfen und sich neu auszurichten. Doch: Wie soll ein mittelständisches Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels Leistungsträger für sich begeistern? Ebenso wie Mitarbeiterempfehlungen und die Interne Personalbeschaffung sind Mitarbeiter-Benefits eine der finanziell attraktivsten und wirksamsten Möglichkeiten.

Dabei gibt es einfache Strategien, wie mittelständische Arbeitgeber sich nicht hinter den Mitarbeiterangeboten “globaler Riesen” verstecken müssen. Mit gezielten Zusatzleistungen können kleinere Firmen ihre Stärken ausspielen und so die passenden Mitarbeiter gewinnen und zugleich stärker an sie binden.

1. Mitarbeiter-Benefits: Geld ist nicht das Wichtigste

Richtigerweise galten lange finanzielle Zusatzleistungen und Bonuszahlungen als zentrales Element, wenn es um Personalbeschaffung und -bindung ging. Diese Tatsache bedeutete für mittelständische Arbeitgeber über Jahrzehnte hinweg ein Dilemma. Auf jeden Fall verfügt ein kleinerer Betrieb nicht über die Möglichkeiten der großen Firmen. Das Blatt wendet sich.

Die junge Generation an Fach- und Führungskräften, der Generation Z betritt den Arbeitsmarkt mit anderen Erwartungen. Da sie im digitalen Zeitalter geboren sind und wissen, dass in einer disruptiven, dynamischen Welt auch andere Werte bedeutsam sind.

2. Mitarbeiter-Benefits – Menschlichkeit und Respekt

Also gleich am Anfang ein Tipp, der große Wirkung zeigt und kein Budget erfordert. Die Zeit, in der Beruf und Privatleben klar voneinander getrennt waren, sind mit der Digitalisierung endgültig vorbei.

Die vormals klare Rollenverteilung als Führungskraft im Büro und Mutter oder Vater zuhause, greifen vermehrt ineinander und bedeuten keinen Widerspruch mehr. Dadurch rückt das Mensch-Sein mehr in den Mittelpunkt – bei den Mitarbeitern und der Unternehmensleitung. Somit ist ein Führungsstil, der den Mitarbeiter als Mensch wahrnimmt und ihn respektiert, statt in ihm eine austauschbare Ressource zu sehen, der beste Benefit, den Sie bieten können.

3. Der Klassiker unter den Mitarbeiterbenefits – Sachgeldbezug mit hoher Akzeptanz

Inzwischen setzen bereits viele Firmen auf den Klassiker, den Sachgeldbezug zusätzlich zum Gehalt. Aktuell sind es bis zu 50 Euro monatlich, die als unentgeltliches Sachgeschenk steuerfrei und ohne Sozialversicherungsbeitrag gewährt werden können. Dabei besteht die einzige Voraussetzung, es muss zusätzlich zum Gehalt erfolgen. Ob der legendäre Tankgutschein oder das Fitnessstudio. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig. Insofern haben sich in den letzten Jahren viele Anbieter etabliert wo Ihre Mitarbeiter aus einer Fülle von Angeboten auswählen können.

Gravierende Änderungen beim Sachgeldbezug

Doch ist dem flexiblen Einsatz von Sachgeldbezugsleistungen ein Riegel vorgeschoben werden. Geldkarten und Gutscheine können ausschließlich nur mehr für Waren und Dienstleistungen eingesetzt werden. Somit ist ein Universalgutschein bei Amazon bereits problematisch. Ebenso ist die Kreditkarte mit der Möglichkeit der Bargeldabhebung nicht mehr zulässig. Kostenerstattungen, die im Nachgang erfolgen, z.B. die Erstattung der Tankrechnung, sind nicht mehr möglich. Was noch machbar ist und was nicht, ist nicht einfach zu beantworten. Auf jeden Fall sollten Sie einen Experten für Mitarbeiter-Benefits ins Boot holen. Verlassen Sie sich nicht blind auf die Aussagen der Anbieter, sonst gibt es spätestens bei der Betriebsprüfung ein böses Erwachen.

4. Kinderbetreuung: Kopf frei für den Job

Ob Frauen oder Männer: Wenn die Frage der Kinderbetreuung nicht geklärt ist, stehen Mitarbeiter bei der Regelung von Arbeitszeiten unter Stress. Eine firmeneigene Kita bietet dafür die perfekte Lösung. Dafür braucht es nicht unbedingt ein riesiges Budget. Kreative Ideen sind gefragt: von einem Naturkindergarten bis hin zu Kooperationsprojekten mit benachbarten Unternehmen sind einfache Lösungen als Mitarbeiter-Benefits denkbar.

Alternative: Steuerfreier Kindergartenzuschuss

Wenn das nicht möglich ist, dann können Sie Ihrem Mitarbeiter einen Kindergartenzuschuss für die Unterbringung seiner Kinder zahlen. Ebenfalls sind Kindergrippe oder Schulkindergärten eine von vielen weiteren Unterbringungsmöglichkeiten, die vom Staat unterstützt werden. Das gilt für alle nicht schulpflichtigen Kinder mit Unterbringung und Betreuung. Übrigens das schöne dabei: Es gibt keine Begrenzung hinsichtlich der Höhe der Zuschüsse. Somit können alle, bis zu den tatsächlich anfallenden Kosten ersetzt werden. Dabei bleibt für den Mitarbeiter die finanzielle Unterstützung komplett steuerfrei.

5. Mitarbeiter-Benefits zum Nulltarif: Offenheit für neue Arbeitsmodelle

Deutschland ist für hochwertige Produkte und gewissenhafte Arbeitsweise bekannt. Dabei geht diese Sorgfalt teilweise mit einer gewissen Starrheit einher. Fehler gilt es zu vermeiden. Allerdings ist diese Haltung den Digital Natives und den Millenials nicht mehr so vertraut. Das Internetzeitalter mit seiner rasanten Entwicklung braucht eine Portion Experimentierfreude und eine Kultur, die Fehler als Chance zum Lernen begreift.

Dabei müssen keine großen Summen riskiert werden. Wenn Sie eine Stelle ausschreiben, zeigen Sie sich offen für die Bedürfnisse der Bewerber nach Home-Office, Job-Sharing, hundefreundlichem Arbeitsplatz und Gleitzeit-Modellen. Bei vielen Tätigkeitsbereichen ist eine solche Realisierung möglich. Ohnehin ist durch die Pandemie sowieso mehr Offenheit zu verspüren. Leider geht der Trend bei einigen Unternehmen schon wieder rückwärts. Nichtsdestotrotz, Ihre Mitarbeiter – egal ob alt eingesessen oder frisch von der Hochschule – werden Ihre Kooperationsbereitschaft positiv aufnehmen.

6. Gesundheit im Fokus: Betriebliche Gesundheitsförderung als Mitarbeiter-Benefits

Richtigerweise gibt es bei der Gesundheitsförderung zahlreiche Möglichkeiten: Bis zu einem Betrag von 600 Euro pro Arbeitnehmer und Jahr ist die Förderung aktuell steuer- und sozialversicherungsfrei. Demzufolge geht es darum, gesundheitliche Risiken vorzubeugen und Ihre Mitarbeiter fit zu halten. Einerseits kann es ein Meditationsworkshop oder Kurs zur Stressbewältigung sein. Andererseits ist eine Gruppen-Entspannung mit allen Mitarbeitern in Yoga möglich. Ebenso steht die Aufklärung über gesunde Ernährung im Programm. Wichtig dabei, alle Maßnahmen müssen zertifiziert sein. Achtung: Fitness-Studios werden in der Regel hierbei nicht bezuschusst. Immerhin können Sie den Monatsbeitrag jederzeit über die Sachzuwendungen von aktuell 50 Euro regeln, ohne dass dafür Steuern anfallen.

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7. Anlassbezogene Geschenke: Mitarbeiter-Benefits für besondere Ereignisse

Kleine Geschenke kommen immer gut an – auch bei Ihren Mitarbeitern. Zumal können Sie Ihren Mitarbeitern bei bestimmten Anlässen eine Freude mit einer Sachzuwendung auf Firmenkosten bereiten. Sogar mehrmals im Jahr, bis zu jeweils einem Betrag von 60 Euro brutto. Beispielsweise zum Geburtstag oder einem besonderen Firmenjubiläum. Abgesehen davon zu einem besonderen privaten Ereignis wie der Hochzeit oder Geburt des Kindes. Das dürfen aber keine Geldgeschenke oder Gutscheine bei Amazon und Co. sein. Kurz gesagt, mit einem liebevoll gebundenen Blumenstrauß, einer edlen Flasche Wein oder einer erlesen Pralinenmischung sind Sie auf der sicheren Seite. Hingegen liegen die Grenzen bei Warengutscheinen, mit dem Belegschaftsrabatt, deutlich höher – hier sind sogar aktuell bis zu 1.080 Euro pro Jahr steuer- und beitragsfrei.

8. Sponsern Sie Ihren Mitarbeitern das Mittagessen – ganz ohne Kantine

Im Grunde genommen lohnt sich für kleinere Unternehmen keine Kantine. Jedoch jeden Tag etwas von zu Hause mitzubringen, ist nicht nach jedem Geschmack. Je besser Sie für das leibliche Wohl und die Abwechslung sorgen, desto produktiver sind Ihre Mitarbeiter. Entsprechend bei anstrengenden körperlichen Arbeiten ist die mittägliche Stärkung umso wichtiger. Aktuell können bis zu 98,55 Euro im Monat pro Mitarbeiter bezuschusst werden. Wenn der Mitarbeiter davon einen bestimmten Anteil selbst übernimmt, entfällt sogar der geldwerte Vorteil.

Überall versorgen wo es Lebensmittel gibt

Übrigens, das geht überall dort, wo es Lebensmittel zu kaufen gibt, unabhängig von Anbieter und Standort. Das gilt auch für den Tante Emma Laden um die Ecke und dem Imbiss beim Metzger. Ohnehin erfolgt die Abrechnung idealerweise über einen Dienstleister, zeitgemäß per gescannten Kassenbon über die Handy-App, der nach dem Einkauf vom Mitarbeiter hochgeladen wird. Dann müssen Sie sich bei dieser Art von Mitarbeiter-Benefits um nichts kümmern. Natürlich gehen auch noch Essensschecks in Papierform. Obgleich diese häufig an einen Anbieter gebunden und weniger flexibel sind.

9. Privat surfen und telefonieren auf Firmenkosten

Private Internet-, Telefon- und Mobilfunkgebühren Ihrer Mitarbeiter vollständig übernehmen? Ja, das geht und Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken. Um so mehr, als sie im Homeoffice sowieso schon für die Kosten aufkommen, weil die privaten Anschlüsse für dienstliche Zwecke genutzt werden. Möglichweise hat Ihre Belegschaft dafür bisher keine oder nur eine anteilige Entlastung erhalten. Mit bis zu 50 Euro monatlich können sie sich ganz einfach an den Telekommunikationskosten Ihrer Mitarbeiter beteiligen. Ebenso profitieren Sie als Arbeitgeber davon, denn Sie versteuern nur pauschal mit 25% und müssen keine Sozialversicherung abführen.

10. Fahrtkostenzuschuss – Ländlicher Firmensitz wird attraktiver

Die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel und das Auto steigen jedes Jahr an. Hingegen kommen spendierfreudige Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter dafür auf, insbesondere, wenn Sie größere Entfernungen zurückzulegen haben. Schließlich setzen die Mitarbeiter dafür ihre freie Zeit ein, verbringen noch zusätzlich Zeit im Stau und nehmen lange Fahrzeiten sowohl mit Auto als auch dem ÖPNV in Kauf. Wenn Sie das honorieren, wird vielleicht eine weitere Anfahrtstrecke auch für neue Mitarbeiter attraktiv und Sie als Arbeitgeber profitieren davon auf dem Arbeitsmarkt mit dieser Form des Mitarbeiter-Benefits. Sowohl die Monatskarte für den ÖPNV, als auch die Bahncard können Sie Ihren Mitarbeitern zusätzlich zum Gehalt lohnsteuerfrei zahlen.

Mitarbeiter profitiert doppelt

Natürlich gilt das auch für die täglichen Fahrten zur Arbeitsstelle mit dem Auto. Insoweit können Sie sich mit 0,30 Euro pro Entfernungskilometer, mit bis zu max. 4.500 Euro pro Jahr bei einer pauschalen Besteuerung von 15% und an den Kosten beteiligen. Ab dem 21. Kilometer steigt die Pauschale sogar weiter an. Ungeachtet dessen, kann der Mitarbeiter trotzdem seine Werbungskosten bei diesem Benefit geltend machen.

11. Erholungsbeihilfe – Außergewöhnliche Freizeitevents

Vielmehr verbirgt sich hinter dem angestaubt klingenden Begriff der Erholungsbeihilfe ein Eldorado für besondere Erlebnisse in Form von Mitarbeiter-Benefits. Dabei lässt Ihnen der Gesetzgeber weitestgehend freie Hand und fördert gezielt die Erholung Ihrer Mitarbeiter. Sie möchten, dass sich Ihre Mitarbeiter vom harten Arbeitsalltag mal richtig auf Firmenkosten erholen? Dann übernehmen Sie doch einfach die Kosten für einen aufregenden Tag im Zoo, den Besuch in der Therme oder im Freizeitpark. Das kann natürlich eine andere Form der Kurzerholung sein, Hauptsache außergewöhnlich und nicht zeitgleich mit weiteren Sonderzahlungen. Dabei sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Und das beste: Nicht nur der Mitarbeiter, sondern die ganze Familie mit Ehepartner und allen Kindern können Sie mit einladen.

Überschaubarer Budgeteinsatz für unvergessliche Momente

Auf jeden Fall dürfen Sie sich das für den Arbeitnehmer bis zu 156 Euro im Jahr kosten lassen, für den Ehepartner 104 Euro und 52 Euro für jedes Kind. Bei zwei Erwachsenen und zwei Kindern sind das immer 364 Euro mit denen sich sicherlich einiges anfangen lässt. Wohingegen dem Arbeitgeber der ganze Spaß, neben den eigentlichen Betriebsausgaben, lediglich die 25%-ige Pauschalsteuer kostet, ohne Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. Die Familie genießt einen erlebnisreichen und unvergesslichen Tag und Sie als großzügiger Unterstützer bleiben der ganzen Familie sicherlich lange in Erinnerung. Kurz gesagt, mit einem solchen Angebot überraschen Sie nicht nur Ihre Mitarbeiter, Sie fördern die Mitarbeiterbindung und zeigen sich als aufmerksamer Arbeitgeber mit einem großen Herz für die ganze Familie.

12. Schickes Dienstfahrrad zur Privatnutzung

Firmenwagen als Mitarbeiter-Benefits sind üblich. Jedoch ist diese Form der Zuwendung bestimmten Berufsgruppen oder Hierarchieebenen vorbehalten und für alle zu kostspielig. Ihre Mitarbeiter würden sich sicherlich freuen, wenn Sie die körperliche Bewegung an der frischen Luft mit einem Fahrrad unterstützen, damit sie trotz stressigem Job lange fit und gesund bleiben. Somit können Sie mit einem Firmenfahrrad beides erreichen. Entweder Sie leasen oder kaufen das Fahrrad. Leasing ist unkomplizierter, aber etwas teurer.

Steuerliche Bevorzugung von E-Bikes

Richtigerweise sind vor allem die E-Bikes attraktiv. Je nach Anschaffungszeitpunkt und ob das E-Bike verkehrsrechtlich als Kfz eingestuft wird, ist eine Versteuerung bei E-Bikes auf Basis von 0,25% des Bruttolistenneupreises möglich. Kurzum, das ist davon abhängig, ob der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Fahrrad zur Privatnutzung zusätzlich zum Gehalt zu Verfügung stellt oder ob der Mitarbeiter im Gegenzug auf einen Teil des Gehalts verzichtet. Sogar bis 2030 sind E-Bikes noch ganz steuerfrei, wenn der Arbeitgeber das Fahrrad zusätzlich zum Gehalt überlässt.

Dienstfahrrad als Geschenk zum Schnäppchenpreis

Schließlich machen Sie so gleich doppelte Freude: Nach Auslauf des Leasingvertrags schenken Sie Ihren Mitarbeitern das E-Bike. Keine Angst, der Restwert ist nur mehr sehr gering, so dass Ihre Kosten bei dieser Art von Mitarbeiter-Benefits überschaubar sind. Wenn Sie möchten, können Sie sogar die Pauschalversteuerung in Höhe von 25 % für Ihren Mitarbeiter noch zusätzlich übernehmen. Eine tolle Geste, nicht nur als Anerkennung für besondere Leistungen. Wenn das Budget knapper ist freut sich der Mitarbeiter sicherlich auch über ein sportliches Mountainbike ohne Elektroantrieb.

Mitarbeiter-Benefits selber organisieren oder extern beauftragen?

Natürlich können Sie sich jetzt die Mitarbeiter-Benefits alle selber zusammenstellen und die Abwicklung und Abrechnung organisieren. Allerdings ist es für kleinere Unternehmen sinnvoller, wenn ein externer Dienstleister das übernimmt. Darüber hinaus verfügt er über einen breiten Strauß von Vorteilsangeboten aus denen Ihre Mitarbeiter einfach auswählen. Dabei hängen die Kosten in der Regel von der Anzahl der Angebote und der Mitarbeiter ab, die zu verwalten sind. Ein professioneller Anbieter kennt die gesetzlichen Vorgaben, die sich häufig ändern. Unter dem Strich läuft heute das meiste digital und per App auf dem Handy. Der Anbieter prüft, überwacht und verarbeitet die Aktivitäten auf dem entsprechenden Mitarbeiterkonto. Abschließend erhält das Unternehmen am Monatsende eine Sammelrechnung mit der Berücksichtigung ausgeschöpfter geldwerter Vorteile für die buchhalterische und steuerliche Seite.

Steuerberater ins Boot holen – bei allen Mitarbeiter-Benefits

Auf jeden Fall gibt es viele kreative Ideen und steuerrechtliche Optionen die Sie als Arbeitgeber für sich und Ihre Arbeitnehmer ausschöpfen können. Schließlich kommt bei einer Gehaltserhöhung definitiv am wenigsten bei Ihren Mitarbeitern an. Sprechen Sie mit einem spezialisierten Steuerberater, welche steuerrechtlichen Optionen Sie für Ihre Arbeitnehmer bei Benefits ausschöpfen können. Kurz gesagt, es gibt unzählige Maßnahmen, die Sie Ihren Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei, also Brutto gleich Netto, zusätzlich zum Gehalt, sponsern können und wo auch Sie als Arbeitgeber profitieren. Der Gesetzgeber nimmt immer wieder Änderungen vor – achten Sie also darauf, nur bis zu den max. zulässigen steuerlichen Grenzen Ihrer Vorteilangebote auszuschöpfen und dass alle eingesetzten Maßnahmen rechtlich konform sind.

Welcher der Mitarbeiter-Benefits passt – einfach Mitarbeiter fragen!

Falls Sie jetzt überwältigt sind von den vielen Ideen und nicht so recht wissen, was zu Ihrem Unternehmen passt, nutzen Sie die Ressourcen innerhalb der Firma. Eine Mitarbeiterbefragung zum Thema “Welche Mitarbeiter-Benefits wünschen Sie sich?” oder “Welche Mitarbeiterangebote würde Sie in Anspruch nehmen, weil sie Ihnen wirklich helfen?” zeigen der Belegschaft: Die Unternehmensleitung nimmt sie ernst und kümmert sich um ihre Belange. Wobei allein diese beiden Faktoren aus psychologischer Sicht nicht zu unterschätzen sind. Richtigerweise muss die Umfrage in konkrete Ergebnisse münden.

Wie ist Ihre Meinung zu Mitarbeiter-Benefits? Lassen Sie es mich wissen! Sie benötigen weitere Denkanstöße oder Hilfe?

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