So identifizieren Sie Schwachstellen im Recruiting-Prozess

Unternehmen investieren enorme Ressourcen in Recruiting-Prozesse – Tendenz  steigend. Ein harter Wettbewerb um die beste Kampagne, die inspirierenste Karriereseite und einzigartige Benefits ist entbrannt. Kandidaten werden nach allen Regeln der Kunst hofiert, nur um ihre Aufmerksamkeit zu gewinnen. Zusätzlich sollen Bewerber während des Bewerbungsprozesses nicht abspringen und der beste Kandidat schließlich ausgewählt werden. Darum gilt es, den Recruiting-Prozess stetig zu optimieren. Erfahren Sie hier, wie Unternehmen Schwachstellen im Recruiting identifizieren, Betriebsblindheit vermeiden und wer sie dabei unterstützt, immer bessere Ergebnisse zu generieren.

Die häufigsten Ursachen für Schwachstellen im Recruiting-Prozess

Mangelt es an Bewerbern, beginnen Unternehmen mit der Ursachenforschung. Diese wird vor allem für kleinere Betriebe zu einer besonderen Herausforderung: Sie agieren meist intuitiv, da es an personellen Ressourcen und dem Know-how einer Marketingabteilung fehlt. Zudem nutzen sie kaum Unterstützung von außen und optimieren wahlweise die Karriereseite, die Stellenausschreibung oder drehen an der Gehaltsschraube. Dabei wäre es wichtig, vor allem größere Veränderungen auf ihre Wirksamkeit hin zu analysieren und sie mit der Brille des Bewerbers zu betrachten.

Touchpoints der Optimierung

Wenn Unternehmen Ihre Recruiting Prozesse optimieren, sehen Sie sich idealerweise alle Berührungspunkte des Bewerbers mit dem Unternehmen an.

Das sind vor allem:

• Stellenanzeige
• Karrierewebsite
• Bewerbungsprozess
• Bewerbermanagementsoftware
• Bewertungen
• Kommunikation mit Bewerber
• Interviews

Schwachstellen identifizieren: Bewerber als Informationsquelle

Die einfachste und günstigste Strategie sollten Unternehmen unbedingt nutzen: routinemäßige Bewerberbefragung. Erkundigen Sie sich nach jedem Interview, wie der Kandidat den Prozess wahrgenommen hat und wo er Verbesserungspotential sieht. Das Feedback können sie persönlich oder im Nachgang per E-Mail anhand eines Fragebogens einholen. Die Angaben sind nicht repräsentativ und nicht immer vollkommen ehrlich. Aussichtsreiche Kandidaten äußern sich selten kritisch. Wenig geeignete Kandidaten sind erfahrungsgemäß wenig motiviert für belastbares Feedback. Trotzdem ermöglichen Kandidatenbefragungen wertvolle Einblicke in die Bewerberperspektive.

Aussortierte Bewerber tendieren zu negativer Bewertung

Eine Absage löst bei den meisten Bewerbern Enttäuschung aus – auch wenn sie sich wenig Chancen auf eine Anstellung ausgerechnet hatten oder das Unternehmen nicht zu ihren Favoriten gehörte. Folglich bleiben Fragen zur Candidate Journey bei dieser Gruppe unbeantwortet oder fallen tendenziell negativ aus. Es besteht zudem das Risiko, dass abgelehnte Bewerber auf Bewertungsportalen sehr negative Kommentare hinterlassen. Behalten Sie Bewertungsportale stets im Blick und reagieren Sie auf Bewertungen zeitnah und sachlich – nicht nur auf kritische Einträge.

Potentielle Bewerber: die größte Gruppe ist nicht erreichbar

Zu dieser Gruppe zählen alle Kandidaten, die auf Ihre Stellenanzeige aufmerksam werden, sich jedoch nicht bewerben. Die Motive für dieses Verhalten sind für Unternehmen besonders relevant: Sie zeigen Schwachstellen im Bewerbungsprozess auf und helfen dem Unternehmen, die Zielgruppe des Recruiting-Prozesses besser zu verstehen. Welche Gründe halten einen potentiellen Kandidaten von einer Bewerbung ab, wenn er die Stellenausschreibung grundsätzlich interessant und ansprechend findet?

Google Analytics: begrenzt aufschlussreich

Die oben gestellte Frage lässt sich von der Unternehmensseite aus schwer beantworten. Hier helfen Tracking über Google Analytics nicht weiter. Natürlich dienen Recruiting Kennzahlen dazu, effektiver zu rekrutieren und Budget einsparen. Auswertungen zum Userverhalten enthalten wichtige Informationen für den Recruiting-Prozess. Sie zeigen Schwachstellen auf, indem sie zum Beispiel den Schritt im Bewerbungsprozess sichtbar machen, an dem die meisten Kandidaten abbrechen. Personalverantwortliche erfahren aus den Daten, wo Optimierungsbedarf besteht, welche konkreten Maßnahmen zum Ziel führen, können sie aus Trackinginformationen nicht ableiten.

Unterstützung von außen: Recruiting-Check als interessante Option

Heute können Unternehmen aus beinahe jeder Branche ihre Prozesse einem Dienstleistungs- und Qualitätscheck unterziehen. Sie nutzen solche Angebote vor allem nach einem großen Website-Relaunch oder nach der Einführung neuer Prozesse. Vorbild dafür ist die Kontrolle der Bestell- und Kaufprozesse von Online-Shops. Die Shop-Betreiber verfolgen das Ziel, die Zahl der Seitenbesucher zu maximieren und sie schließlich zum Kauf zu motivieren. Der Recruiting-Prozess funktioniert nach demselben Prinzip.

So erhalten Sie ein aussagekräftiges Ergebnis

Im Rahmen eines Recruiting-Checks bewerben sich Test-Kandidaten auf Ihre Vakanzen –  per E-Mail, telefonisch oder über Ihr Bewerbermanagementsystem. Dabei dokumentieren sie alle Schritte und Auffälligkeiten. Der Anbieter sorgt für ein aussagekräftiges Ergebnis, indem er eine repräsentative Stichprobe aus Test-Bewerbern zusammenstellt. Die Test-Kandidaten generiert er ähnlich wie aus dem Mystery Shopping. Für die meisten Mainstream-Positionen gibt es geeignete Testpersonen.

Die Varianten für einen professionellen Recruiting-Check

Test-Bewerber durchlaufen auf Wunsch einzelne Schritte oder den gesamten Bewerbungsprozess – vom Erstkontakt über Telefoninterviews und persönliche Gespräche bis zur Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Sie erstellen eine ausführliche Dokumentation über ihre Candidate Journey. Solche Screenings werden häufig weder der HR-Abteilung noch den Fachabteilungen vorab kommuniziert und von der Geschäftsführung angestoßen. Dienstleister und Unternehmen definieren vorab die Bewertungskriterien. Die Testpersonen geben daraufhin persönliche Einschätzungen ab, lassen ihre Augenbewegungen oder den Bildschirm aufzeichnen, während sie auf der Unternehmenskarriereseite navigieren und zeichnen ihren Weg durch den Bewerbungsprozess auf.

Verdeckt oder besser mit offenen Karten?

Die Frage nach der Transparenz muss jedes Unternehmen individuell beantworten. Folgende Aspekte können eine Entscheidung erleichtern: Sollen lediglich die Karriereseite und das Bewerbermanagementsystem einem Qualitätscheck unterzogen werden, spielt die Frage nach der Kommunikation eine untergeordnete Rolle. Komplette Screenings des Bewerbungs- und Auswahlprozesses führen die meisten Unternehmen verdeckt durch. Das Hauptargument dafür ist nachvollziehbar: Die geprüften Mitarbeiter sollen sich nicht auf die Kontrolle vorbereiten. Trotzdem muss die Datenschutzverordnung bei jedem Check zwingend eingehalten werden, indem anonymisierte Ergebnisse verwendet werden. Der Betriebsrat ist anzuhören.

Ein wichtiges Argument für Transparenz

Egal ob Sie die Software oder den ganzen Prozess analysieren: Bedenken Sie, dass die betroffenen Mitarbeiter spätestens im Rahmen des Reportings von dem Screening erfahren. Sie sind es, die die Schwachstellen beseitigen sollen, von ihrem Engagement hängt der Erfolg des Projekts ab. Sie sollten folglich nicht übergangen werden. Darüber hinaus erfolgt das Monitoring nicht, um Low-Performer zu identifizieren, sondern um den Gesamtprozess zu prüfen und zu verbessern. Mit diesem Hinweis reduzieren Sie gezielt Vorbehalte der involvierten Mitarbeiter.

Kosten: Was kommt auf das Unternehmen zu?

Die Kosten hängen vom Dienstleister, von der Qualifikation der Tester, der Anzahl der Tester und dem geforderten Leistungsumfang ab. Bei einfachen Fragestellungen inklusive Dokumentation per Bildschirmaufzeichnung mit Sprachaufzeichnung der Testpersonen fallen Kosten ab ca. 2.000 Euro an. Für einen validen ersten Eindruck sind etwa zwanzig Testpersonen notwendig. Das bedeutet: Mit einem verhältnismäßig geringen Budget gewinnen Sie aussagekräftige Rückmeldungen über Schwachstellen in Ihrem Recruiting-Prozess und können anhand des Feedbacks gezielte Optimierungsmaßnahmen ergreifen.

Schwachstellen vermeiden: die wichtigsten Strategien

Unabhängig von Einzelergebnissen existieren grundlegende Standards, die Unternehmen unbedingt berücksichtigen sollten. Viele Elemente aus dem Marketing funktionieren auch in Personalbereich. Ein am Markt etabliertes Bewerbermanagementsystem ist bereits umfassend optimiert und dessen Usability ausreichend erprobt. Vorlagen für Karrierewebsites mit zielgruppenspezifischer Gestaltung stellen zahlreiche Dienstleister zur Verfügung. Sie können im Vorfeld schon viel selbst erledigen: So wird Ihre Karriere-Website zum Bewerbermagnet.

Im Laufe der Zeit haben sich feste Abläufe und Standards im Bewerbungsprozess etabliert, die für hohe Bewerberquoten sorgen. Der gesunde Menschenverstand gilt übrigens auch im digitalen Zeitalter als verlässlicher Gradmesser.

Fazit

Viele Unternehmen prüfen ihre Prozesse regelmäßig – schon aufgrund verschiedener Zertifizierungen. Trotzdem sollten Personalverantwortliche die Vorteile optimierter Prozesse kennen: Sie führen zu mehr passenderen Bewerbern und schnellerer Stellenbesetzung. Eine perfekte Candidate Experience erleichtert die Arbeit der HR-Abteilung und steigert den Wert der Arbeitgebermarke. HR-Mitarbeiter profitieren also mehrfach, wenn sie ein solches Audit anstoßen. Als Zusatzeffekt erhöht ihr Engagement das Ansehen ihrer Abteilung in der Geschäftsführung, denn ein qualifiziertes Feedback von außen ermöglicht gezielte Interventionen. Der Nutzen übersteigt klar die Investitionen.

Wie ist Ihre Meinung zur Identifikation von Schwachstellen im Recruiting Prozess? Lassen Sie es mich wissen! Sie benötigen weitere Denkanstöße oder Hilfe?