Mitarbeiter werben Mitarbeiter: So machen Sie Ihre Belegschaft zu Headhuntern

Mitarbeiter werben Mitarbeiter zählt zu den nachhaltigsten Recruiting-Strategien. Sie verursacht wenig Kosten und ist höchst effizient. Falls die klassischen Recruiting-Kanäle, beispielsweise Stellenanzeigen, nicht wie gewünscht wirken, können Mitarbeiter Ihnen einen wertvollen Dienst als Personalvermittler erweisen. Übrigens nutzen Großkonzerne diese Strategie seit Langem regelmäßig und sehr erfolgreich. Genauso profitieren KMU von diesem Vorgehen. Schließlich erfordert es kein großes Budget, jedoch eine professionelle Umsetzung. Wie Ihr Unternehmen effektiv so ein Programm aufsetzt und wo dessen Grenzen liegen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter: Was heißt das genau?

Kurz gesagt: Alle Angestellten Ihres Betriebes übernehmen die Funktion eines Headhunters. Mit dem Unterschied, dass es sich bereits um „warme Kontakte“ handelt. Ob die Person in Teilzeit oder Vollzeit für Sie arbeitet und ob es sich um Auszubildende oder Fach- und Führungskräfte handelt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter informiert Personen aus seinem privaten Netzwerk über vakante Positionen in Ihrem Unternehmen: Freunde, Bekannte, ehemalige Kollegen oder Kommilitonen. Zeigt der potenzielle Kandidat Interesse, stellt Ihr Mitarbeiter den Kontakt her.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter ist am effektivsten

Laut Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) nutzen vierzig Prozent der Unternehmen erfolgreich diese Strategie. Dafür existieren mehrere Gründe. Erstens sprechen Mitarbeiter ausschließlich Personen an, die zum Unternehmen passen. Sie kennen den Betrieb und haben einen Ruf zu verlieren. Die soziale Passung ist folglich hoch. Zweitens können Angestellte die fachliche Passung bei Vakanzen innerhalb der eigenen Abteilung genau einschätzen. Drittens bindet dieser Recruiting-Weg neue Mitarbeiter enger an das Unternehmen als andere Kanäle. Viertens entstehen ausschließlich moderate Vermittlungsaufwendungen im Vergleich zu einem externen Headhunter und der Direktsuche.

Voraussetzungen dass Mitarbeiter werben Mitarbeiter erfolgreich funktioniert

Grundsätzlich funktioniert die Strategie für jeden Betrieb, vom Großkonzern bis zu kleinen und mittelständischen Unternehmen in jeder Branche. Trotzdem existieren Voraussetzungen. Geschäftsleitung und Personalabteilung müssen von dem Konzept überzeugt sein und es langfristig forcieren. Mitarbeiter agieren effektiv als interne Recruiter, wenn sie die Vorgehensweise und Regeln kennen, zeitnah von vakanten Stellen erfahren und sich mit ihrem Arbeitgeber identifizieren.

Fokus auf spezielle Positionen erfolgreicher

Sie können Ihre Mitarbeiter bei jeder Stellenbesetzung einbinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie eine Vollzeitkraft suchen oder in einem Bereich nur stundenweise Unterstützung benötigen. Nutzen Sie das Potenzial der privaten Netzwerke Ihrer Belegschaft für gewerbliche, technische und kaufmännische Tätigkeiten. Allerdings gilt es zu berücksichtigen, dass Führungspositionen und Vakanzen im Topmanagement schwieriger über Mitarbeiterempfehlungen zu besetzen sind als Stellen für Aushilfen, Auszubildende oder Fachkräfte. Schließlich unterhalten die meisten Angestellten private Kontakte im Bereich der eigenen Position und Ebene.

Die Grenzen von Mitarbeiterempfehlungen

Ein Programm „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ können Ihr erster, sollten jedoch nicht Ihr einziger Recruiting-Kanal sein. Wenn Sie zum Beispiel mehrere Stellen mit ähnlichem Anforderungsprofil ausschreiben, reicht das Potenzial im Netzwerk der Belegschaft erfahrungsgemäß nicht. Ähnliches gilt für spezielle Jobprofile. Setzen Sie daher ebenso auf andere Kanäle wie bspw. vergünstigte Stellenanzeigen,  Karriere-Website oder Social Media Recruiting. Darüber hinaus ist die Gesamtzahl an Kontakten bei der Belegschaft kleiner Unternehmen geringer als bei Global Playern. Dieser Begrenzungseffekt relativiert sich, weil Großkonzerne im Verhältnis mehr Personal benötigen. Hohe Provisionen können dazu führen, dass Mitarbeiter wegen des Geldes entfernte Bekannte oder ungeeignete Personen vorschlagen.

Spielregeln für ein erfolgreiches Programm Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Damit Sie maximal von dem Programm profitieren, berücksichtigen Sie folgende Grundsätze: Formulieren Sie eindeutige Kriterien im Hinblick auf die Mitarbeitergruppen, die Empfehlungen aussprechen können, welche Personen als Empfohlene infrage kommen und denken Sie an Ausschlusskriterien. Ebenso sollten Sie klären, wer das Empfehlungsmanagement verantwortet. Setzen Sie auf eine professionelle Inhouse-Lösung oder beauftragen Sie einen externen Anbieter? Zusätzlich müssen Sie entscheiden, wie Sie das Prämiensystem organisieren.

Teilnehmerkreis am Empfehlungsprogramm Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Vorab müssen Sie festlegen, welche Mitarbeiter Sie in das Programm einbinden. Dürfen Aushilfen oder Praktikanten Empfehlungen abgeben? Hier gibt es keinen Königsweg, Sie müssen entscheiden, welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt. Falls Sie die Bindung von Praktikanten und Auszubildenden an Ihren Betrieb fördern und die Anzahl der Multiplikatoren steigern möchten, beziehen Sie sie in das Programm ein. Genauso entscheiden Sie, welche Personen als Kandidaten infrage kommen. Dürfen alle ehemaligen Mitarbeiter zurückgeholt werden? Dürfen private Kontakte zu Angestellten von engen Geschäftspartnern empfohlen und eine Abwerbung vorgenommen werden? Lesen Sie dazu auch den Artikel: „Mitarbeiter beim Geschäftspartner abwerben“.

Empfehlungen verarbeiten – Inhouse-Lösung oder outsourcen?

Jetzt stellt sich die Frage, wie Sie eine Empfehlung verarbeiten. Entweder setzen Sie auf ein Online-Formular, in dem der Werber seine Kontaktdaten hinterlässt oder Sie implementieren ein digitales Empfehlungsprogramm. Digitale, professionelle Lösungen werden von externen Dienstleistern angeboten. Folglich entstehen zusätzliche Kosten. Dafür übernimmt der Anbieter den gesamten Prozess, bis zur Auszahlung der Prämien. Kleine und mittelständische Unternehmen starten idealerweise mit einer internen, kostengünstigen Lösung. Auf diese Weise sammeln sie Erfahrungen, ohne ein großes finanzielles Risiko einzugehen.

Mitarbeiter werben Mitarbeiter-Programm inhouse optimal gestalten

Im Grunde genommen führen einfache Empfehlungs-Prozesse mit kurzen Reaktionszeiten schnell zum Erfolg. Stellen Sie ein Online-Formular bereit, in dem Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen über den empfohlenen Kandidaten eintragen. Dazu zählen Kontaktdaten, die Erlaubnis zur Kontaktaufnahme, aktuelle Position und der Grund, warum die Person für die vakante Stelle geeignet ist. Das ausgefüllte Formular schickt der Werber an eine zentrale, sprechende E-Mail-Adresse. Tipp: Integrieren Sie in Ihrem Online-Bewerbungsformular auf der Karriereseite ein Feld, in dem der Bewerber einen Werber eintragen kann. In diesem Sinne sollten Sie generell abfragen wie der Bewerber auf die Stelle aufmerksam wurde, damit Sie im Nachgang die Herkunft auswerten können. Somit lässt sich mit Recruiting Kennzahlen effektiver rekrutieren und Budget einsparen.

Zuständigkeiten für das Empfehlungsprogramm Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Richtigerweise implementieren Sie ein wirksames Programm, wenn eine Person dafür die Verantwortung übernimmt. Erfahrungsgemäß ist diese Aufgabe am besten in der Personalabteilung angesiedelt. Der zuständige HR-Mitarbeiter informiert die Belegschaft über Stellenausschreibungen via E-Mail, Intranet und Aushänge. Die Stellenanzeige ergänzt er mit einem Hinweis auf das Empfehlungsprogramm. Der Hinweis muss immer mit dabei sein und kann lauten: „Sie kennen jemanden in Ihrem Umfeld, der für diese Position infrage kommt? Dann empfehlen Sie uns diese Person gerne weiter. Ihr Ansprechpartner in der Personalabteilung, Herr/Frau Mustermann.“

Prämiensystem: Entlohnungsvarianten für Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Angenommen, auf eine Stellenausschreibung erhalten Sie mehrere Empfehlungen. Ein Kandidat unterschreibt den Arbeitsvertrag. Wann zahlen Sie die Prämie? Kurz gesagt, gibt es einstufige und mehrstufige Prämiensysteme. Einstufige Lösungen eignen sich für eine höhere Summe, die am Ende der Probezeit fällig wird. Bei mehrstufigen Auszahlungen erhält der Werber einen Teil der Gesamtsumme nach dem Bewerbungsgespräch. Der nächste Abschlag erfolgt nach der Unterschrift des Arbeitsvertrags, der letzte Anteil am Ende der erfolgreich bestandenen Probezeit. Möglicherweise bedanken Sie sich bei allen Werbern mit einer Kleinigkeit, unabhängig ob es zum Interview kommt oder nicht. Nebenbei: Mit einem Telefoninterview können Sie ganz schnell die Passung klären.

Geldprämie, Sachprämie oder nur eine kleine Aufmerksamkeit

Während Großkonzerne auf hohe Prämien setzen, belohnen andere Betriebe die Geste. Übrigens: Google zahlt mehr als zehntausend Euro für eine erfolgreiche Mitarbeiterempfehlung. Dabei muss es nicht so stark monetär getrieben sein. Schließlich empfehlen Mitarbeiter private Kontakte, wenn Sie sich im Unternehmen wohlfühlen und Gutes tun möchten. Geld spielt dabei eine untergeordnete Rolle. Darüber hinaus sind Geld-Prämien komplett steuerpflichtig. Sachgeschenke oder eine „Incentive-Kurz-Reise“ sind teilweise steuerfrei und bleiben lange in Erinnerung. Die persönliche Übergabe eines kleinen Präsentes durch den Vorgesetzten drückt immer besondere Wertschätzung aus. Finden Sie Ihren Weg und lassen Sie sich durch kreative Ideen für kleine Budgets bei Mitarbeiter-Benefits inspirieren, damit Ihr Empfehlungsprogramm Mitarbeiter werben Mitarbeiter etwas Einzigartiges wird.

Fazit zum Recruiting-Ansatz Mitarbeiter werben Mitarbeiter

Richtigerweise funktioniert das Konzept Mitarbeiter werben Mitarbeiter bei Unternehmen jeder Größe, aller Branchen und jeder Position auch wenn es keine Besetzungsgarantie gibt. Allerdings müssen Sie klare Regeln aufstellen, sobald Sie Prämien in Aussicht stellen. Kommunizieren Sie das Programm zur Einführung persönlich und betonen Sie dessen Nutzen regelmäßig. Erfahrungsgemäß profitieren kleinere Unternehmen von Mundpropaganda, ohne überhöhte Prämien auszahlen. Einfache Abläufe mit kurzem Online-Formular, sprechender E-Mail-Adresse und pragmatischer, schneller Kontaktaufnahme funktionieren am besten. Kurz gesagt sind niedrige Hürden, schnelle Wege, das Erfolgsrezept für Mitarbeiter sowie der geworbenen Person und so beschleunigen Sie Ihren Einstellungsprozess.

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