Recruiting-Prozesse zählen eindeutig zu den zeit- und kostenintensiven Posten der Personal- und Fachabteilung. Für Positionen mit speziellem Anforderungsprofil braucht es oft viele Monate, um den passenden Bewerber auszuwählen. Ist eine Stelle endlich besetzt, möchten Unternehmen eines nicht erleben: Dass der neue Mitarbeiter während des Onboarding in der Probezeit das Handtuch wirft.
Wie können Unternehmen ein Worst-Case-Szenario durch eine nachhaltige Onboarding-Strategie vermeiden?
Kündigung mit Folgen während Onboarding
Eine Kündigung während der Probezeit ist folgenreich: Kollegen müssen zusätzliche Aufgaben übernehmen, die Arbeitsbelastung nimmt zu und zieht womöglich krankheitsbedingte Fehlzeiten oder weitere Kündigungen nach sich. Vielleicht muss die Abteilung sogar Aufträge ablehnen.
Die direkten und indirekten Kosten, die durch die Suche eines Nachfolgers für den scheidenden Kollegen entstehen, sind nicht zu unterschätzen. Je nach Position betragen sie unterschiedlichen Studien zufolge zwischen drei Monatsgehältern und bis zum Dreifachen des Jahresgehalts.
Das gilt es zu verhindern – durch strategisches Onboarding.
Fehler im Auswahl- und Einstellungsprozess vermeiden
Einer Kündigung liegen immer mehrere Ursachen zugrunde. Die Beratungspraxis zeigt: bestimmte Faktoren treten häufig im Zusammenhang mit Kündigungen auf.
Der wichtigste Faktor ist der Einstellungsprozess: Er braucht eine klare Struktur. Das bedeutet, dass die Auswahlkriterien eindeutig definiert werden und mehrere Personen die Entscheidung gemeinsam fällen. Vor der Vertragsunterzeichnung sollten beide Seiten etwa im Rahmen eines oder mehrerer Kennenlerntage testen, „ob man miteinander kann“. Personaldiagnostik und das Einholen von Referenzen ergänzen das Bild.
Ein weiterer Faktor: Erwartungen, Aufgabenbereiche und Aufstiegsmöglichkeiten müssen offengelegt werden. Und: Das Gehalt muss für beide Seiten als angemessen wahrgenommen werden.
Onboarding konkret: Ursachenforschung
Das Abschluss- oder Austrittsgespräch bedeutet den Einstieg ins strategische Onboarding. Es gilt, die Auslöser der Kündigung zu analysieren. Im Idealfall führt der Dialog zu einer neuen Basis und der Mitarbeiter zieht seine Kündigung zurück. Möchte der Mitarbeiter seine Gründe nicht nennen, kann ein neutraler Dritter nach einiger Zeit telefonisch noch einmal nachfassen und das Ganze als „Marktforschung“ deklarieren. Oder Sie werfen einen Blick auf Bewertungsplattformen wie Kununu oder Google.
Nutzen Sie alle verfügbaren Optionen, um Klarheit zu gewinnen und das Onboarding zu optimieren.
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Der gelungene Einstieg: Onboarding ab Vertragsunterschrift
Das Wichtigste vorweg: Onboarding braucht neben der klaren Struktur eine wertschätzende Atmosphäre. Dieser Prozess beginnt mit der Vertragsunterzeichnung: Halten Sie Kontakt zum Neueinsteiger, indem Sie ihn etwa in den E-Mail-Verteiler relevanter Themen und Projekte aufnehmen und ihm Protokolle wichtiger Meetings zusenden. Schließlich kann es einige Monate dauern, bis der der Neuzugang tatsächlich anfängt.
Sorgen Sie dafür, dass der Kollege am ersten Arbeitstag einen einsatzbereiten Arbeitsplatz vorfindet. Das gilt auch für‘s Homeoffice! Ein strukturierter Einarbeitungsplan inklusive Milestones ist ab Tag 1 verfügbar und gültig.
Kommunikation beim Onboarding – der zentrale Faktor
Stellen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor für die Probezeit zur Seite. Regelmäßige Feedbackgespräche, mindestens drei in den ersten sechs Monaten – in die der Fachvorgesetzte eingebunden ist – gelten als Schlüsselelement. Schwierigkeiten werden schneller erkannt und Sie können gegensteuern. Nutzen Sie diese Chance.
Ein ausführlicher Abteilungsdurchlauf durch die Firma ist obligatorisch. Der Neuankömmling lernt die Kollegen der Nachbarabteilungen kennen. Die Mitarbeiter gewinnen einen ersten Eindruck und die Basis für künftige Kommunikation ist geschaffen.
Onboarding im Home-Office
Auch wenn es anfangs ungewohnt scheint: Onboarding-Prozesse funktionieren auch im Home-Office. Video-Meetings ersetzen die persönliche Anwesenheit zwar nicht vollständig, jedoch weitgehend.
Wichtig ist: Der Neueinsteiger benötigt für seinen Remote-Arbeitsplatz ausführliche Informationen in Schriftform, wie Prozessbeschreibungen, ein Organigramm, eine Liste seiner Ansprechpartner mit Kontaktdaten. Idealerweise erhält er ein Welcome-Package mit allen relevanten Fakten. Die Begrüßung kann virtuell stattfinden, das Begrüßungsgeschenk sollen Sie jedoch persönlich überbringen.
Langfristige Mitarbeiterbindung
Setzen Sie auf eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur und kommunizieren Sie transparent und regelmäßig – dazu zählen auch jährliche Mitarbeiterbefragungen. Gerade junge Leistungsträger legen großen Wert auf ihre Work-Life-Balance. Sorgen Sie für entsprechende Weiterbildungsmöglichkeiten und Angebote. Bieten Sie Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb des Unternehmens an. Gehen Sie auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter stärker ein. Statt der nächsten Karrierestufe können es auch neue und herausfordernde Projekte und Aufgaben sein.
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