Nach außen hin sieht alles geregelt aus. Die Position ist besetzt, der Name steht im Organigramm. Intern erleben Sie jedoch etwas anderes. Entscheidungen bleiben liegen. Es fehlt an Führung. Das Team sucht Orientierung. Sie spüren, dass diese Rolle nicht das leistet, was Ihr Unternehmen gerade braucht. Die Entscheidung ist gefallen: Der Stelleninhaber soll abgelöst werden.
Genau hier beginnt eine der heikelsten Situationen in der Personalsuche. Eine offene Ausschreibung kommt kaum infrage. Das eigene Netzwerk ist entweder zu klein oder zu riskant. Und die nächste Besetzung darf auf keinen Fall wieder aus Zeitdruck, Hoffnung oder Mangel an Auswahl entstehen.
Denn jetzt steht mehr auf dem Spiel als zuvor. Sie wollen nicht denselben Fehler nicht mit einer anderen Person wiederholen. In diesem Artikel erfahren Sie, wann eine vertrauliche Nachbesetzung sinnvoll ist, welche Risiken entstehen, wenn Informationen zu früh durchsickern, und warum Diskretion mehr braucht als Schweigen.
Prüfen Sie zunächst, ob ein Wechsel wirklich nötig ist
Bevor Sie einen Nachfolger suchen, lohnt es sich, die Situation ehrlich zu analysieren. Liegt das Problem wirklich an der Person oder hat sich die Rolle verändert? Unternehmen entwickeln sich weiter, die Anforderungen wachsen und manchmal passt jemand, der früher gut gearbeitet hat, einfach nicht mehr zu den heutigen Anforderungen der Stelle. Vielleicht hilft Coaching. Vielleicht wäre eine andere Position im Unternehmen besser geeignet. Oder es reicht ein offenes Gespräch, um die Situation zu klären.
Das zu prüfen, ist nicht nur fair gegenüber der Person. Es ist auch klug, denn ein unnötiger Wechsel kostet erheblich mehr als eine ehrliche Aussprache. Wenn diese Möglichkeiten jedoch ausgeschöpft sind und sich nichts verändert, müssen Sie handeln.
Jeden Monat wird der Schaden größer
Viele Geschäftsführer schieben diese Entscheidung vor sich her. Das ist menschlich verständlich. Die Person kennt das Unternehmen, die Kunden und die internen Abläufe. Niemand möchte jemanden, der lange dabei war, einfach ersetzen. Und niemand möchte Unruhe erzeugen, wenn es vielleicht doch noch wird.
Aber während Sie warten, passiert einiges. Gerade bei Führungspositionen merkt das Team schnell, wenn Führung nicht funktioniert und richtet sich danach aus. Gute Mitarbeiter übernehmen Aufgaben, die nicht in ihrem Verantwortungsbereich liegen, oder sie verlassen schlimmstenfalls das Unternehmen. Kunden spüren, wenn etwas nicht stimmt, auch wenn sie es nicht direkt ansprechen. Und Sie verbringen immer mehr Zeit damit, Dinge zu reparieren, die eigentlich jemand anderes verantworten sollte.
Laut einer Kienbaum-Studie kostet eine Fehlbesetzung auf Führungsebene das 1,5- bis 3-fache des Jahresgehalts. Darin ist nur der direkte Schaden erfasst. Was dabei nicht berücksichtigt wird, sind die verlorene Motivation, verpasste Entscheidungen und die Zeit, die Sie selbst investieren, um die Lücke zu schließen.
Es gibt Signale, die zeigen, wann Abwarten keine Option mehr ist. Beispielsweise, wenn das Team Entscheidungen an der Führungskraft vorbei trifft. Konflikte bleiben ungelöst und ziehen sich in die Länge. Und Sie merken, dass Sie die Stelle faktisch mitführen, obwohl jemand anderes dafür bezahlt wird. Wenn das Ihr Alltag ist, geht es nicht mehr um eine Personalfrage. Es geht darum, ob Ihr Unternehmen die richtigen Entscheidungen treffen kann. Von der Fehlbesetzung zum Spitzenteam: Wie man Fehler bei der Personalauswahl vermeidet.
2 Minuten für Ihre Anfrage: schnell, einfach, unverbindlich
Präzisieren Sie Ihre Rekrutierungsziele: Mit wenigen ausgewählten Fragen kann ich Ihre Situation besser verstehen und Ihnen gezielte Vorschläge für Ihre Personalsuche machen.
Ein Informationsleck kann alles gefährden
Sobald im Unternehmen bekannt wird, dass Sie einen Nachfolger suchen, verändert sich das Klima in der Regel sofort und nicht zum Guten. Der aktuelle Stelleninhaber zieht sich zurück, teilt sein Wissen nicht mehr offen und stellt im schlimmsten Fall aktiv Hindernisse für seine Nachfolge in den Weg. Das Team beginnt zu spekulieren. Und nach außen entstehen Gerüchte, die sich bis zu Kunden, Lieferanten und Wettbewerbern ausbreiten.
Diskretion bedeutet, dass Sie selbst entscheiden, wer wann was erfährt, statt dem Zufall diese Entscheidung zu überlassen. Legen Sie deshalb vor dem Start fest, wer wirklich eingebunden werden muss, und überlegen Sie sich im Voraus, wie Sie reagieren, wenn doch etwas durchsickert. In diesem Moment ist eine ruhige, vorbereitete Antwort das Beste, was Sie haben können.
Suchwege bei einer diskreten Besetzung
Solange der aktuelle Stelleninhaber noch im Haus ist, fallen viele der üblichen Wege weg. Eine offene Stellenanzeige kommt nicht infrage. Das eigene Netzwerk klingt zwar verlockend, aber wer in der Branche vertraulich herumfragt, erzeugt oft genau den Flurfunk, den er eigentlich vermeiden wollte.
In dieser Situation ist die direkte Ansprache im Markt am wirksamsten. Entweder als Unternehmen selbst, wenn das nötige Know-how, die internen Ressourcen vorhanden und das Risiko kalkulierbar ist, oder ein externer Berater, der verdeckt recherchiert und Ihren Namen erst nennt, wenn es im Gespräch mit dem Kandidaten erforderlich ist. Sie benötigen den richtigen Zugang zu den richtigen Kandidaten, ohne dabei Ihre Vertraulichkeit zu gefährden. Lesen Sie dazu: Insourcing der Direktsuche: 5 häufige Fehler und wie man sie vermeidet.
Die nächste Besetzung benötigt eine andere Grundlage
Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, um sich ehrlich zu fragen, warum die letzte Besetzung nicht funktioniert hat. War es die falsche Erwartungshaltung gegenüber der Rolle? Haben Sie sich unter Zeitdruck entschieden, weil die Auswahl dünn war? Oder haben Sie einen fachlich starken Menschen in eine Führungsrolle gebracht, für die er nie vorbereitet wurde?
Wer diese Fragen nicht beantwortet, wird beim nächsten Mal dieselben Kompromisse eingehen und am selben Punkt landen. Eine gute Suche beginnt deshalb damit, dass Sie wissen, wen Sie wirklich brauchen und was diesmal anders sein muss. Welche Aufgaben muss die neue Person konkret lösen? Welche Führung braucht Ihr Team in seiner aktuellen Situation? Und welche Persönlichkeit passt zu Ihrer Unternehmenskultur?
Lesen Sie dazu auch, warum Referenzen der unterschätzte Schutz vor teuren Fehlbesetzungen sind.
Je kleiner der Kreis, desto sicherer die Suche
Wenn viele Menschen im Unternehmen von der Suche wissen, wird es schwerer, sie geheim zu halten. Das liegt selten an böser Absicht. Es kann sich um einen beiläufigen Kommentar unter Kollegen handeln, einen ungewöhnlichen Termin im geteilten Kalender oder eine Frage, die jemand stellt, weil er etwas aufgeschnappt hat. Solche kleinen Dinge ergeben zusammen schnell ein klares Bild.
In den meisten Fällen reicht es, wenn nur die Geschäftsführung und Personalabteilung eingeweiht sind. Jede weitere Person, die Sie einbinden, ist ein zusätzliches Risiko.
Den richtigen Berater erkennen Sie an seinen Fragen
Wenn die Suche extern erfolgen soll, ist nicht jeder Headhunter für eine vertrauliche Nachbesetzung geeignet. Ein geeigneter Berater arbeitet von Anfang an verdeckt. Er recherchiert, welche Unternehmen als Quelle für geeignete Kandidaten infrage kommen, und spricht diese diskret an. Erst wenn er echtes Wechselinteresse erkennt, nennt er Ihren Namen.
Oft erkennen Sie den richtigen Berater schon im ersten Gespräch. Wer sofort nach Stellenprofil und Gehalt fragt, hat nicht verstanden, worum es geht. Wer zuerst wissen will, warum die aktuelle Besetzung nicht mehr funktioniert, wie Sie als Unternehmen ticken und was beim nächsten Kandidaten wirklich anders sein muss, arbeitet auf der richtigen Ebene.
Achten Sie außerdem darauf, dass er für sein Ergebnis einsteht – mit einer Besetzungsgarantie und einer kostenfreien Wiederaufnahme der Suche, falls nötig. Ein seriöser Berater wirbt die Kandidaten, die er bei Ihnen platziert hat, später nicht ab. Was das konkret bedeutet, lesen Sie hier: Vom Vermittler zum Abwerber.
Bei einer sensiblen Besetzung benötigen Sie jemanden, der sorgfältig arbeitet und idealerweise allein oder nur im kleinen Kreis seiner Personalberatung kommuniziert. Welche 9 fatalen Fehler Sie bei der Auswahl eines Headhunters unbedingt vermeiden sollten, erfahren Sie hier.
Diskretion gezielt steuern
Eine vertrauliche Nachbesetzung gelingt, wenn Sie von Anfang an drei Dinge ernst nehmen. Prüfen Sie zunächst kritisch, ob ein Wechsel wirklich nötig ist. Halten Sie den Kreis der Personen, die davon wissen, so klein wie möglich. Reflektieren Sie kritisch, warum die letzte Besetzung nicht funktioniert hat, bevor Sie die nächste Suche starten. Wer diese Hausaufgaben macht, hat die größten Risiken eines erneuten Scheiterns bereits weitgehend ausgeschlossen. Sollte eine Trennung wirklich notwendig sein, dann aber mit dem Respekt, den jemand verdient, der Verantwortung für Ihr Unternehmen getragen hat.
Sie möchten wissen, wie eine diskrete Suche in Ihrem Fall aussehen könnte? Jetzt kostenfreie Erstberatung vereinbaren.
Regelmäßige News zur Personalberatung
Ein- bis zwei Mal pro Monat informiere ich Sie über Tipps, Tricks und Neues aus dem Recruiting, Personalmarketing und Employer Branding. Sie erhalten meine neuesten Blogartikel, Tipps für das Recruiting und das Personalmarketing und Anleitungen für die sofortige Anwendung.
