Mittelständische Unternehmen sehen sich heute einem Paradoxon gegenüber: Einerseits nimmt der Fachkräftemangel dramatisch zu, andererseits versuchen viele Personalentscheider ausgerechnet bei der Beauftragung von Headhuntern zu sparen. Das Ergebnis? Monatelange Vakanzzeiten, unpassende Kandidatenprofile, Projektstornos und am Ende deutlich höhere Gesamtkosten.
Die meisten Honorarverhandlungen scheitern nicht am Geld, sondern an grundlegenden Fehlannahmen über die Funktionsweise professioneller Personalberatung. Diese fünf kostspieligen Irrtümer begegnen mir in der Praxis immer wieder – und sie alle lassen sich vermeiden.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Verhandlungsfehler Ihre Besetzung gefährden, warum scheinbar günstige Angebote oft die teuersten sind und wie Sie eine Honorarvereinbarung treffen, von der beide Seiten profitieren.
Irrtum Nr. 1: Erfolgsbasiert bedeutet risikofrei.
„Wir zahlen nur bei Erfolg – was kann da schon schiefgehen?“ Diese Denkweise führt jedoch direkt in die erste Kostenfalle. Viele Personalentscheider glauben, dass erfolgsbasierte Vergütung automatisch risikolos sei. Die Realität sieht jedoch anders aus.
Bei schwierigen Vakanzen mit sehr spezifischen Anforderungen kann die reine Erfolgsbasis zum Bumerang werden. Headhunter ohne finanzielle Vorabsicherung investieren weniger Zeit und Ressourcen in aufwändige Suchprozesse. Das Ergebnis: Nach monatelanger Wartezeit stehen Sie mit leeren Händen da.
Noch problematischer wird es, wenn Sie mehrere Headhunters parallel beauftragen. Dieselben Kandidaten werden von verschiedenen Beratern gleichzeitig angesprochen, was einen Reputationsschaden für Ihr Unternehmen zur Folge haben kann. Qualifizierte Fachkräfte wenden sich ab, wenn sie den Eindruck gewinnen, dass Sie Ihre Personalsuche nicht im Griff haben.
Tipp: Je enger der Kandidatenmarkt und je spezieller die Anforderungen, desto unwahrscheinlicher funktioniert eine rein erfolgsbasierte Beauftragung. Bei Nischenpositionen benötigen Sie einen Headhunter, der von Anfang an voll engagiert ist.
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Irrtum Nr. 2: Das niedrigste Honorar ist das beste Angebot.
Der Ansatz „Hauptsache günstig” kostet Sie am Ende das Vielfache des gesparten Honorars. Denn das Headhunter-Honorar macht nur einen Bruchteil der tatsächlichen Recruitingkosten aus. Ausschlaggebend sind die Folgekosten einer schlechten Besetzung oder einer über Monate unbesetzten Stelle.
Ein erfahrener Headhunter mit einem höheren Honorar, aber einer bewährten Suchstrategie und einem tiefen Marktverständnis bringt Ihnen oft einen besseren ROI. Qualität zeigt sich in der Suchstrategie, der Marktkenntnis und dem Verständnis für Ihre Unternehmenskultur.
Beim Honorarvergleich werden die Leistungen oft übersehen. Was passiert bei einer Kündigung in der Probezeit? Gibt es eine Nachbesetzungsgarantie? Wie sieht die Kandidatenvorauswahl aus? Wird Personaldiagnostik zur Vermeidung eines reinen Baugefühls eingesetzt? Solche Details entscheiden über Erfolg oder Misserfolg.
Tipp: Vergleichen Sie deshalb niemals nur die Prozentsätze, sondern immer das Gesamtpaket aus Leistung, Erfahrung und Absicherung.
Irrtum Nr. 3: Eine Auftragsbestätigung reicht völlig aus.
„Je schlanker der Vertrag, desto weniger Probleme“ ist ein gefährlicher Trugschluss. Mündliche Zusagen und dünne Verträge führen regelmäßig zu teuren Missverständnissen. Ohne klare Regelungen stehen Sie im Streitfall mit leeren Händen da.
Besonders heikel wird es bei ungeregelten Abwerbungsklauseln. Wenn Ihr Headhunter später weitere Mitarbeiter für andere Auftraggeber abwirbt, haben Sie ohne entsprechende Vertragsklausel keine Handhabe. Lesen Sie dazu auch: Die Betrugsmasche im Headhunting, die kaum jemand kennt – so schützen Sie sich.
Auch die Nachsuche bei Kündigungen in der Probezeit bleibt oft ungeklärt.
Ein weiterer Knackpunkt sind die Kündigungsmöglichkeiten während des laufenden Suchprozesses. Ohne vertragliche Ausstiegsklauseln können Sie sich nicht von einem Headhunter trennen, der seine Arbeit nicht ordnungsgemäß ausführt.
Tipp: Ein detaillierter Vertrag kostet zwar Zeit bei der Prüfung, spart im Ernstfall aber Tausende von Euro und Monate der Unsicherheit. Gerade bei der ersten Zusammenarbeit sollten alle Eventualitäten geregelt sein.
Irrtum Nr. 4: Zahlung erst nach der Probezeit ist clever.
„Wir zahlen erst, wenn wir sicher sind, dass es klappt“ – das klingt zwar vernünftig, ist aber ein Eigentor. Manche Headhunter bieten an, die letzte Honorarrate erst nach bestandener Probezeit zu zahlen. Für Sie als Auftraggeber scheint das perfekt, denn der Berater trägt das volle Risiko.
Die Realität zeigt jedoch das Gegenteil. Der Headhunter kann den Erfolg in der Probezeit nicht beeinflussen, Sie als Arbeitgeber aber sehr wohl – durch gute Einarbeitung und Integration. Scheitert der Kandidat trotzdem, stehen Sie ohne Nachbesetzung da und müssen den Prozess komplett neu beauftragen.
Dieses vermeintlich clevere Modell funktioniert also nur im Idealfall. Im schlimmsten Fall zahlen Sie doppelt: einmal für die gescheiterte Besetzung und einmal für die erneue Beauftragung. Hinzu kommen weitere Monate der Vakanz mit allen damit verbundenen Kosten.
Tipp: Besser ist eine Regelung, bei der die letzte Rate unabhängig vom Ausgang der Probezeit fällig wird, dafür aber eine Nachsuche im Falle eines Scheiterns vertraglich zugesichert ist.
Irrtum Nr. 5: Eine symbolische Anzahlung von 10% ist ausreichend.
Die niedrige Anzahlung soll das eigene Risiko minimieren, bewirkt aber das Gegenteil. Zu kleine Anzahlungen führen zu einem paradoxen Effekt: Sie glauben, „etwas gezahlt” zu haben, während der Headhunter sie als Alibi-Zahlung empfindet.
Ohne ausreichende Vorfinanzierung kann der Headhunter nicht den nötigen Suchaufwand betreiben. Teure Recherchen, umfangreiche Kandidatenansprache und intensive Betreuung kosten Geld. Bei symbolischen Anzahlungen bleibt der Berater auf seinem Risiko sitzen, wenn Sie den Auftrag stornieren oder keiner der präsentierten Kandidaten zusagt.
Die Konsequenz: Der Headhunter hält den Suchaufwand überschaubar und setzt andere, besser finanzierte Projekte prioritär. Ihre Vakanz wird zur Nebensache – mit entsprechend schwacher Kandidatenqualität.
Tipp: Echtes Commitment erfordert eine angemessene Anzahlung von mindestens 25% im Rahmen einer Retained Search. Das schafft Verbindlichkeit auf beiden Seiten und sorgt für die nötige Priorität.
Der Weg zur optimalen Honorarvereinbarung
Erfolgreiche Honorarverhandlungen basieren auf Vertrauen und gegenseitigem Commitment. Prüfen Sie Ihren Headhunter vor der Beauftragung gründlich: Referenzen, Erfolgsquoten und die Möglichkeit, mit ehemaligen Kunden zu sprechen, geben Aufschluss über die Arbeitsqualität.
Vereinbaren Sie klare Leistungsgarantien und Garantieregelungen schriftlich im Vertrag. Eine angemessene Anzahlung sichert die nötige Priorität für Ihr Projekt. Denken Sie dabei immer an die Gesamtkosten: Eine monatelang unbesetzte Schlüsselposition kostet Sie oft mehr als das gesamte Headhunter-Honorar.
Die beste Honorarvereinbarung ist die, bei der beide Seiten gewinnen: Sie erhalten schnell den passenden Kandidaten, der Headhunter wird fair für seine Leistung entlohnt. Der scheinbar teure Weg ist oft der günstigste, wenn man alle Kosten ehrlich betrachtet.
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