Talent Pool aufbauen ist auch eine Aufgabe für kleine und mittelständische Unternehmen. Wie bauen Unternehmen einen solchen Pool auf und profitieren am besten davon – natürlich DSGVO-konform?
Wegen des Fachkräftemangels kann es passieren, dass Sie lange nach qualifizierten Mitarbeitern suchen müssen oder eine Stelle gar nicht besetzen können. Bevor Sie einen aufwändigen Recruiting-Prozess starten, könnten Sie auf Ihren Talent Pool zugreifen und die Personalsuche stark beschleunigen und vereinfachen.
Was genau ist ein Talent Pool?
Grundsätzlich gilt es, den internen von einem externen Pool zu unterscheiden.
Beim internen Talent Pool legen Sie für jeden interessanten Kandidaten, zum Beispiel abgelehnte, aber trotzdem fähige Bewerber oder ehemalige Praktikanten, ein Profil in Ihrer Datenbank an. Sie können es bei Bedarf jederzeit abrufen.
Der externe Talent Pool erfordert eine gewisse Aktivität: Sie nutzen Online-Portale, um dort wechselwillige Kandidaten aufzuspüren und anzusprechen. Am interessantesten sind zum einen Netzwerke wie Xing oder LinkedIn; zum anderen können Unternehmen die Stellenportale Stepstone oder Indeed als Quellen verwenden.
Datenschutz beachten
An dieser Stelle kommt das Thema Datenschutz ins Spiel. Das Datenschutzgesetz schreibt folgendes vor: Bewerbungsunterlagen dürfen Unternehmen nach einer Absage maximal sechs Monate speichern. Nach dieser Frist sind sie vollständig zu löschen. Wollen Sie einen Kandidaten in Ihren Pool aufnehmen, brauchen Sie dafür seine Zustimmung.
Bestimmte Daten ehemaliger Mitarbeiter dürfen oder besser gesagt, müssen Sie länger vorhalten. Allerdings geht es in diesen Fällen um eventuell auftauchende Schadensersatzansprüche oder steuerrechtliche Angelegenheiten. Sie dürfen personenbezogene Daten aus diesen Akten nicht ohne Zustimmung einfach in den Talent Pool einfügen. Damit würden Sie gegen die Datenschutzbestimmungen verstoßen.
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Excellisten helfen nicht weiter
Wenn Sie in Ihrer Datenbank in den verschiedensten Excellisten nach einem möglicherweise geeigneten Kandidaten fahnden, bedeutet dies einen enormen Aufwand. Gleichzeitig können Sie nur manuell in den unterschiedlichen Datensätzen das Einverständnis der jeweiligen Person zur wiederholten Kontaktaufnahme hinterlegen. Das ist gefährlich, weil der Nachweis fehlt. Bewerbermanagementsysteme dokumentieren die Einverständniserklärung zur Datenspeicherung und weiteren Kontaktaufnahme im Rahmen eines automatisierten Double-opt-in Verfahrens per E-Mail.
Fazit: Sie brauchen ein modernes Bewerbermanagement wenn Sie einen Talent Pool aufbauen möchten.
Kleinere Unternehmen profitieren besonders
Gerade kleinere Betriebe verfügen meist über begrenzte Ressourcen im Bereich Recruiting. Ein Talent Pool senkt die Recruitingkosten und beschleunigt die Besetzung. Außerdem kennen Sie den Kandidaten womöglich schon und wissen, worauf Sie sich bei ihm einlassen. Das gilt vor allem für ehemalige Mitarbeiter, Praktikanten und Werkstudenten. Der Aufbau eines internen Bewerberpools kostet etwas Zeit – kein Geld. Der Zugriff auf Profile von Internetportalen dagegen ist meist kostenpflichtig.
Wer wandert in den internen Talent Pool?
Neben den bereits genannten Personengruppen können Sie interessante Initiativbewerber aufnehmen, für die Sie aktuell keine Stelle frei haben. Das gilt auch für B-Kandidaten und Bewerber, die sich nach einem Angebot Ihrerseits doch für einen anderen Arbeitgeber entschieden haben.
So halten Sie Kontakt
Die Kandidaten in Ihrem Talent Pool sind keine Maschinen, die Sie bei Bedarf nach Jahren wieder aus dem Lager hervorholen. Pflegen Sie die Kontakte, indem Sie sie zum Tag der offenen Tür oder zu Messen einladen. Ehemalige Mitarbeiter freuen sich vielleicht über eine Einladung zum Betriebsausflug. Sie können den Newsletter an Interessenten aus dem Talent Pool senden. Über eine Gratulation zum Geburtstag freut sich jeder. Wenn Sie Glückwünsche telefonisch überbringen, ist das besonders wertschätzend und Sie bleiben im Dialog.
Sie sehen: Diese Aufgaben erledigen sich nicht schnell nebenbei. Ein Mitarbeiter sollte die Betreuung und Pflege des internen Pools verlässlich übernehmen.
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