Ein Bewerbermanagementsystem als wertvolle Unterstützung, um Bewerbungen zu verwalten und zu organisieren kommt bei kleinen und mittleren Unternehmen kaum zum Einsatz. Folglich vertrauen vor allem diese Betriebe auf manuelle Prozesse wie Excel-Tabellen und E-Mailpostfächer. Die Umstellung auf ein Bewerbermanagementsystem wäre einfach und die Kosten amortisieren sich rasch. Deshalb erfahren Sie in diesem Beitrag, warum sogar ganz kleine Betriebe von der Einführung profitieren, warum es mehr als eine Software ist und wie Sie den passenden Anbieter finden.
Was ist ein Bewerbermanagementsystem?
Das Bewerbermanagementsystem sammelt digitale Bewerbungen und legt sie an einer zentralen Stelle in der Datenbank ab. Daraus ergeben sich folgende Vorteile: Sie können Kandidaten via Volltextsuche nach längerer Zeit sofort finden und E-Mail-Bewerbungen aus Ihrem Posteingang direkt an das System weiterleiten. Außerdem besteht die Option, dass Bewerber ihre Unterlagen über eine Anbindung an Xing und Co. direkt auf Ihr Bewerbermanagementsystem hochladen. Das Bewerbermanagementsystem archiviert zusätzlich die Kommunikation mit dem Bewerber und den Austausch mit den jeweils involvierten Fachbereichen.
Bewerbermanagementsystem: Lohnt sich das?
Der Markt bietet Bewerbermanagementsysteme für Unternehmen jeder Größe. Folglich profitieren auch Betriebe, die wenige Stellen pro Jahr besetzen. Anders formuliert: Das System verhindert, dass Informationen verloren gehen oder wichtige Deadlines vergessen werden. Beispielsweise erinnert es Sie an datenschutzrechtliche Bestimmungen, wie die Löschfristen von Bewerberdaten. Zusätzlich bieten Bewerbermanagementsystem Textbausteine für eine schnellere Kommunikation mit Bewerbern und Fachabteilungen. Reibungslose Bewerbungsprozesse mit kurzen Reaktionszeiten sind ein klarer Wettbewerbsvorteil. Übrigens: Hier finden Sie „8 Maßnahmen wie Sie Ihren Einstellungsprozess beschleunigen und der Konkurrenz Mitarbeiter wegschnappen“.
Den richtigen Anbieter für ein Bewerbermanagementsystem finden
Richtigerweise können Unternehmen heute von mehr als einhundert Anbietern ihr Bewerbermanagementsystem beziehen. Die meisten Lösungen bieten die Möglichkeit, sich flexibel an die unterschiedlichen Erfordernisse der Betriebe anzupassen. Deshalb ist es empfehlenswert, vor der Kaufentscheidung den Markt zu analysieren und sich einen Überblick zu verschaffen. Ziehen Sie aktuelle Rankings und Bewertungen anderer Kunden zu Rate.
3 Kriterien woran Sie den richtigen Anbieter für ein Bewerbermanagemensystem erkennen
1. Kosten und Vertragsbedingungen
Besonders empfehlenswert sind Angebote mit kurzen Kündigungsfristen und webbasiertem Zugriff. Anders ausgedrückt: Sie bezahlen eine monatliche Gebühr und erhalten einen Online-Zugang zu einem Lizenzsystem. Nun können Sie via Internet jederzeit mit Ihren Daten arbeiten, egal ob Sie im Home-Office, im Hotel oder Büro sitzen. Für einfache Lösungen müssen Sie 75 Euro monatlich einkalkulieren. Folgerichtig hängt der Preis vom gebuchten Leistungsumfang und der Anzahl der Mitarbeiter ab. Um unnötige Kosten zu vermeiden, achten Sie darauf, dass Sie ein adäquates Servicepaket erwerben und verzichten Sie auf unnötige Upgrades.
2. Zuverlässigkeit und Seriosität des Anbieters
Richtigerweise prüfen Sie die Qualität des Anbieters. Bevorzugen Sie erfahrene Dienstleister. Serverstandorte in der EU garantieren, dass die DSGVO-Vorgaben eingehalten werden. Zusätzlich empfiehlt es sich, den Kundenservice in den Blick zu nehmen: Verfügt der Anbieter über einen jederzeit erreichbaren IT-Support? Sind die Betreuungs- und Migrationskosten in der Lizenzgebühr enthalten oder gelten zumindest kalkulierbare Festpreise? Sagt Ihnen ein Angebot zu, beantragen Sie einen Testaccount und wickeln Sie ein Recruiting-Test-Projekt vollständig darüber ab. Abschließend analysieren Sie den Ablauf aus Kandidatensicht und Unternehmensperspektive.
3. Wichtige Basis-Funktionen
Vor der Kaufentscheidung recherchieren Sie die Multiposting-Funktionalität des Bewerbermanagementsystems. Anders ausgedrückt: Stellen, die Sie auf Ihrer Karriere-Website veröffentlichen, sollten mit einem Klick auf mehreren kostenlosen Stellenbörsen im Internet erscheinen – ohne Aufpreis. Idealerweise verfügt die Software über eine Anbindung zu den gängigen, kostenpflichtigen Stellenportalen und zu vielen weiteren externen Anbietern. Sie können dort einzeln oder im Paket Ihre Anzeigen günstig platzieren. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in dem Beitrag „Stellenanzeigen günstig schalten: So sparen Sie bis zu 70 Prozent“. Darüber ermöglicht Ihnen ein modernes Bewerbermanagementsystem mit Recruiting Kennzahlen Budget einzusparen.
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Bewerbermanagementsystem: Talentpool als Zusatzbenefit
Jetzt wissen Sie, wie sie grundsätzlich und nachhaltig von einem Bewerbermanagementsystem profitieren. Des Weiteren können Sie zusätzlichen Mehrwert generieren. Zum Beispiel mit dem Aufbau eines gezielten und strukturierten Talentpools. Das bedeutet, Sie speichern die Daten von Initiativbewerbungen sowie abgelehnter Kandidaten mit deren Einverständnis ab. Mithilfe des Bewerbermanagementsystems können Sie gezielt nach Bewerbern mit spezifischen Skills recherchieren. Ergibt sich erneut eine Vakanz, greifen Sie unkompliziert auf diese Kandidaten zurück und sparen sich den Aufwand für die Personalsuche. Der Aufbau eines Talentpools lohnt sich immer. Andererseits halten Sie ausgeschiedene Mitarbeiter in Ihrem Talentpool fest und bewahren sich so die Chance Ex-Mitarbeiter wieder zurückzugewinnen.
Perfekte Candidate-Experience als weiterer Benefit
Die Candidate Experience wird durch einen professionellen, fehlerfreien und schnellen Bewerbungsprozess gesteigert. Das zahlt auf Ihr Arbeitgeberimage ein und resultiert in positiven Arbeitgeberbewertungen die sich in der Mitarbeitergewinnung und -bindung bemerkbar machen. Auf diesen Mehrwert sollten Sie nicht verzichten, schließlich wird der Bewerbermarkt auf absehbare Zeit ein stark umkämpfter Bereich bleiben. Ihr Unternehmen muss sich als attraktiver Arbeitgeber in der Branche etablieren, um Langzeitvakanzen zu vermeiden.
Fazit: Wettbewerbsnachteile ohne Bewerbermanagementsystem
Im Grunde genommen lohnt sich gerade für den Mittelstand ein Bewerbermanagementsystem ab der ersten Stellenausschreibung. Einerseits profitieren sie durch die enorme Zeitersparnis und andererseits aufgrund zusätzlicher Bewerberreichweite sowie Sichtbarkeit auf Knopfdruck. Sie behalten den Überblick und sind immer auf dem aktuellsten Stand – an jedem Ort und 24 Stunden am Tag. Darüber hinaus bauen Sie automatisch einen Talentpool auf und pushen Ihre Arbeitgebermarke. Denn letztlich hinterlässt ein solider, schlanker und professioneller Bewerbungsprozess einen guten Eindruck beim Kandidaten, der sich langfristig auszahlt.
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