Stellen Sie sich vor: Sie erhalten auf Ihre Stellenausschreibung einige Bewerbungen, die einen sehr interessanten ersten Eindruck hinterlassen. In der aktuellen Situation für viele Vakanzen ein wirklicher Glücksfall! Für Sie bedeutet das: Die Uhr tickt, denn diese Kandidaten haben ihre Unterlagen wahrscheinlich an mehrere Unternehmen verschickt. Es gilt, den Auswahlprozess schneller als die Konkurrenz zu organisieren und sich gleichzeitig als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Welche effektiven Strategien gibt es um den Einstellungsprozess spürbar zu beschleunigen und wie müssen Prozesse und Denkweisen verändert werden, um sich so das Potential der besten Bewerber zu sichern?
8 effektive Maßnahmen, die den Einstellungsprozess beschleunigen
An dieser Stelle muss klar sein: Unternehmen brauchen für Bewerbungsprozesse ein neues Mindset und müssen die Organisation ihrer Einstellungsgespräche umgestalten. Ansonsten werden sie die dringend benötigten Fachkräfte nicht von sich überzeugen und überlassen sie der Konkurrenz. Erfahrungsgemäß sind diese acht Maßnahmen im unternehmerischen Alltag besonders hilfreich. Idealerweise nutzen Sie die vorliegenden Informationen als Einstieg für die Neugestaltung oder für weitere Optimierungsprozesse.
1. Neues Mindset – Telefonate und Kurzbewerbungen akzeptieren
Der erste Eindruck entscheidet: Präsentieren Sie sich als offener, attraktiver Arbeitgeber und nennen Sie auf der Karriere-Website unter jeder Ausschreibung den jeweiligen Ansprechpartner mit dessen Durchwahlnummer. Keine Sorge, das Telefon wird deshalb nicht den ganzen Tag klingeln. Diese Zeiten sind vorbei! Sie bekommen nicht nur mehr Bewerber, sondern können auch gleich in ein Kurzinterview einsteigen und bestenfalls einen Vorstellungstermin fixieren. Genauso positiv nehmen es potenzielle Bewerber auf, wenn Sie im ersten Schritt auf Anschreiben, Zeugnisse und Qualifikationsnachweise verzichten oder sogar einen Lebenslauf nachreichen. Eine Kurzbewerbung ist schnell erstellt und Sie können zeitnah in die erste Auswahlrunde starten.
2. Einladen und absagen: zeitnah und flexibel
Sobald ein oder zwei passende Bewerbungen im Postfach landen empfiehlt es sich, die ersten Gespräche zu führen. Warten Sie nicht bis zum Schluss, denn auch die Konkurrenz sucht händeringend nach Fachkräften und kein Kandidat hat seine Bewerbung exklusiv an Ihr Unternehmen geschickt. Sollten später noch spannende Anfragen eingehen, können Sie diese Kandidaten kurzfristig einladen. Stimmen Sie die Termine für das persönliche Kennenlernen telefonisch ab, damit sparen Sie Abstimmungsschleifen, gewinnen Zeit und drücken gleichzeitig Ihre Wertschätzung aus.
3. Einstellungsprozess beschleunigen: Kurzinterview
Nutzen Sie Ihre technischen Möglichkeiten und laden Sie die Kandidaten beim ersten Kontakt zu einem Kurzinterview über Telefon oder per Videokonferenz ein. Das Gespräch sollte etwa zehn Minuten dauern und beiden Seiten einen ersten Eindruck vom Gegenüber vermitteln. Nutzen Sie den Kontakt gleichzeitig, um weitere Informationen, wie Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum abzufragen. Ergeben sich Zweifel an der Eignung eines Kandidaten, treten Sie nochmal in Kontakt und klären Sie alle kritischen Punkte ehe Sie absagen.
4. Interviews straffen nach telefonischer Vorauswahl
Die telefonische Vorauswahl ermöglicht das persönliche Auswahlgespräch auf einen Termin zu reduzieren. Dieses Treffen kann ausführlich gestaltet werden, setzen Sie dafür ruhig drei bis vier Stunden an. Idealerweise nehmen alle an der Einstellung beteiligten Entscheidungsträger teil und der Kandidat lernt den künftigen Arbeitsplatz und das gesamte Team kennen. Anschließend beraten die beteiligten Führungskräfte und entscheiden, ob Sie dem Kandidaten ein Angebot unterbreiten oder absagen. Der Vertragsentwurf sollte zu diesem Zeitpunkt bereits vorliegen. Direkte Entscheidungen werden positiv aufgenommen, sie vermitteln Wertschätzung.
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5. Feedback der Fachbereiche: Termine fixieren
Das Feedback zu Bewerbungen sollte nach maximal einer Woche vorliegen. Fachbereiche unterschätzen jedoch häufig den Arbeitsaufwand im Recruiting, sie reagieren spät oder gar nicht. Hier kann Aufklärung über HR-Prozesse für mehr Verständnis sorgen. Eine fixe Deadline sollten Sie zusätzlich vereinbaren und das Vorgehen mit der Geschäftsleitung abstimmen. Der Königsweg allerdings liegt in der Automatisierung. Alle Beteiligten tragen Informationen, Feedback und Gründe für ihre Entscheidung in ein Bewerbermanagementsystem ein. Die Software erinnert an Termine und arbeitet vorgegebene Prozesse DSGVO-konform ab.
6. Der Arbeitsvertrag: besprechen statt zusenden
Unterbreiten Sie dem Kandidaten ein konkretes Vertragsangebot, sobald die Entscheidung positiv für ihn ausfällt. Ein spontaner Bewerber kann sofort unterzeichnen und Sie sind am Ziel. Erfahrungsgemäß enthalten Arbeitsverträge juristische Klauseln, die das Unternehmen absichern und Bewerber irritieren können. Häufig sind Gehaltsmodelle erklärungsbedürftig und lange Kündigungsfristen abschreckend. Es gibt weitere Gründe für Bewerberabsagen, die sich aber kinderleicht verhindern lassen. Im persönlichen Gespräch räumen Sie Bedenken sofort und nachhaltig aus. Wünscht der Kandidat eine Bedenkzeit, legen Sie gemeinsam einen Termin für die Rückmeldung fest.
7. Nach dem Vertragsangebot: Kontakt halten und Einstellungsprozess vorantreiben
Die Erwartungen junger Nachwuchskräfte, insbesondere der Generation Z, an ihren Arbeitgeber sind hoch und gleichzeitig fällt es ihnen schwer, Entscheidungen zu treffen. Aus diesem Grund lautet die Empfehlung: Vereinbaren Sie einen Termin für das Abstimmungstelefonat, wenn der Kandidat Bedenkzeit erbittet und legen Sie fest, bis wann er den Vertrag zurücksendet. Findet der Vertragsabschluss im Unternehmen statt, bedanken Sie sich mit einem kleinen Präsent und stoßen Sie auf die Zusammenarbeit an. Jetzt können Sie den neuen Mitarbeiter mit der Aussicht auf ein umfassendes Onboarding beeindrucken. Dabei lassen sich gerade Probezeitkündigungen wirksam gegensteuern.
8. Performance optimieren: Automatisierung durch Bewerbermanagementsystem
Ein automatisiertes Bewerbermanagement vereinfacht und beschleunigt Einstellungsprozesse auf mehreren Ebenen. Grundsätzlich sorgt es für Übersichtlichkeit: Jedes Bewerberprofil wird mit allen verfügbaren Daten zentral gespeichert, selbstverständlich DSGV-konform. Personaler müssen Unterlagen nicht mehr einzeln versenden, alle Entscheider erhalten Zugriff auf die jeweiligen Profile und können Informationen einsehen und hinzufügen. Zusätzlich erleichtert die Software den Aufbau eines Talentpools. Profile von B-Kandidaten oder Bewerber mit interessantem, jedoch nicht passendem Profi wandern in diesen Pool.
Bewerbermanagement-Software strukturiert Einstellungsprozesse so gezielt, dass keine Informationen verloren gehen oder Termine übersehen werden. Es verschickt Reminder, vorgefertigte Einladungen und erstellt Briefvorlagen für Absagen. Letztendlich löscht das System datenschutzkonform Daten ohne dass Sie sich darum kümmern müssen. Dabei kommt es darauf an, das richtige Bewerbermanagementsystem auszuwählen.
Übrigens: Das Bewerbermanagement kann die HR-Abteilung für Disziplinierungszwecke der Fachbereiche nutzen. Personaler geben relevante Profile für die Fachabteilung frei und fordern eine Einschätzung an. Für das Feedback legen sie eine Bearbeitungsfrist fest. Ist die Deadline abgelaufen, werden die Zugriffsrechte entzogen.
Einstellungszeit halbieren bei effizienter Organisation
Erfahrungsgemäß können Sie mit den genannten Maßnahmen einen regulären Einstellungsprozess von sechs bis acht Wochen in jedem Fall halbieren. Dabei handelt es sich um eine von mehreren Recruitingkennzahlen um effektiver zu rekrutieren. Ein spürbarer Zeitgewinn, der Ihnen einen beachtlichen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern verschafft. Besonders kleinere Unternehmen profitieren davon und können Großkonzerne ausbooten. Auch wenn es hart klingt: Nutzen Sie Deadlines und automatisierte Absagen als erzieherische Maßnahme, um Prozesse zwischen HR-Abteilung und Fachbereichen zu beschleunigen. Der Erfolg gibt Ihnen recht. Allein der Einsatz eines Bewerbermanagementsystems und die übrigen Maßnahmen steigern den Wert Ihrer Arbeitgebermarke. Packen Sie das zuerst an, bevor Sie in kreative Mitarbeiter-Benefits oder Personalmarketingmaßnahmen investieren.
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