Das bevorzugte Setting zur Bewerberauswahl hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verschoben. Präsenzgespräche und klassische Telefoninterviews werden heute häufig durch Videointerviews via Zoom, Teams und Co. ergänzt oder ersetzt. Virtuelle Formate bieten Vorteile, keine Frage. Gleichzeitig kosten sie Vorbereitung, Koordination und vor allem Zeit.
In der Praxis zeigt sich jedoch immer wieder dasselbe Muster. Die Entscheidung für oder gegen einen Bewerber fällt oft sehr früh. Häufig innerhalb der ersten Minuten eines Gesprächs. Trotzdem wird das Interview weitergeführt, obwohl der Eindruck bereits klar ist. Aus Höflichkeit, aus Routine oder weil es der Prozess so vorsieht.
Genau hier spielt das Telefoninterview im Recruiting seine Stärke aus. Als kurze, strukturierte telefonische Bewerbervorauswahl hilft es Personalverantwortlichen, Bewerbungen realistisch einzuordnen, Fehlurteile zu korrigieren und Entscheidungen auf eine solide Basis zu stellen. Vor allem dann, wenn die Unterlagen allein noch kein klares Bild liefern. So lassen sich Ressourcen sparen, ohne vorschnell die falschen Kandidaten auszusortieren.
Telefoninterviews: geschickte Vorauswahl spart Ressourcen
Der anhaltende Mangel an Fach- und Führungskräften führt branchenübergreifend dazu, dass Personalverantwortliche bei der Stellenbesetzung möglichst niemanden vorschnell ausschließen wollen. Häufig werden auch Bewerber eingeladen, deren Profil auf den ersten Blick halbwegs zur Position passt. Verständlich, aber nicht immer effizient.
Gleichzeitig gibt es nach wie vor Funktionen und Berufsgruppen, bei denen deutlich mehr Kandidaten verfügbar sind, als der Markt tatsächlich benötigt. Spätestens hier braucht es eine kluge Vorauswahl. Genau dafür eignet sich das Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl.
Eine rein schriftliche Sichtung der Unterlagen greift oft zu kurz. Gerade Kandidaten mit Marketing- oder Vertriebshintergrund wissen, wie sie sich auf dem Papier optimal darstellen und Schwächen geschickt kaschieren. Umgekehrt werden Bewerbungen vorschnell aussortiert, weil sie formale Mängel aufweisen oder nicht perfekt aufgebaut sind. Das sagt jedoch wenig über die tatsächliche Eignung aus.
Eine strukturierte telefonische Bewerbervorauswahl schafft hier einen wichtigen Ausgleich. Sie ermöglicht es, den Menschen hinter dem Lebenslauf kennenzulernen, offene Punkte einzuordnen und Potenzial zu erkennen, das auf den ersten Blick verborgen bleibt.
Vorschnelle Absagen: Stopp!
In der Praxis werden Bewerbungen häufig sehr schnell aussortiert. Der Gesamteindruck der Unterlagen, das Bewerbungsfoto, ein spontanes Bauchgefühl oder schlicht fehlende Zeit spielen dabei eine zentrale Rolle. Gerade in Phasen hoher Arbeitsbelastung ist diese Vorgehensweise nachvollziehbar. Fachlich sinnvoll ist sie jedoch selten.
Besonders Kandidaten, die sich seit vielen Jahren nicht mehr aktiv beworben haben, fallen diesem Mechanismus zum Opfer. Wer seine letzte Bewerbung vor zehn, fünfzehn oder sogar zwanzig Jahren geschrieben hat, verfügt naturgemäß über wenig Routine. Unsaubere Formulierungen, ein nicht perfekter Lebenslauf oder formale Schwächen sagen jedoch nichts über die fachliche oder persönliche Eignung aus.
Genau hier lohnt sich ein kurzer Perspektivwechsel. Statt einer schnellen Absage auf Basis des Bauchgefühls schafft ein Telefoninterview im Recruiting die Möglichkeit, offene Punkte gezielt zu klären. In wenigen Minuten lässt sich einschätzen, ob hinter einer vermeintlich schwachen Bewerbung ein passender Kandidat steckt oder nicht.
Vorschnelle Absagen kosten nicht nur potenzielle Leistungsträger. Sie verlängern oft auch den gesamten Recruiting-Prozess. Eine strukturierte telefonische Bewerbervorauswahl hilft dabei, diese Fehlentscheidungen zu vermeiden, ohne den Aufwand unnötig zu erhöhen. Lesen Sie dazu auch: 12 Stolperfallen im Auswahlprozess – und wie Sie Wunschkandidaten gewinnen.
Die wichtigsten Gründe für Absagen – und wie Fehlurteile vermieden werden
Ein genauer Blick auf die Praxis zeigt. Viele Absagen erfolgen aus Gründen, die bei näherer Betrachtung wenig über die tatsächliche Eignung eines Bewerbers aussagen. Besonders häufig trifft es Quereinsteiger die großes Potential haben. Wer nicht exakt aus der gewünschten Branche kommt oder eine andere Ausbildung mitbringt, wird schnell als ungeeignet eingestuft. Dabei entsteht fachliche Passung oft erst im Zusammenspiel aus Erfahrung, Lernfähigkeit und Motivation.
Ähnlich verhält es sich mit der Berufserfahrung. Fehlen einige Jahre im Vergleich zur Ausschreibung, wird die Bewerbung häufig aussortiert. Auch Lücken im Lebenslauf gelten vielerorts noch immer als Ausschlusskriterium. In der Realität verbergen sich dahinter jedoch oft Weiterbildungen, familiäre Gründe oder bewusste berufliche Neuorientierungen.
Besonders kritisch wird es, wenn subjektive Eindrücke dominieren. Ein als unsympathisch empfundenes Foto, ein ungewöhnlicher Werdegang oder die Herkunft eines Kandidaten führen dann zu einer schnellen Absage. Genau an diesem Punkt wirkt ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl korrigierend. Es ergänzt die schriftliche Bewerbung um eine persönliche Ebene und hilft dabei, Fehlurteile frühzeitig zu erkennen.
Das Telefoninterview im Recruiting ersetzt keine fundierte Auswahlentscheidung. Es sorgt jedoch dafür, dass potenziell passende Kandidaten nicht bereits im ersten Schritt verloren gehen.
Die Vorteile des Telefoninterviews
Ein Telefoninterview im Recruiting bietet die Möglichkeit, erste Zweifel aus der Sichtung der Bewerbungsunterlagen gezielt zu überprüfen und gegebenenfalls zu korrigieren. Statt Annahmen zu treffen, können Personalverantwortliche offene Punkte direkt ansprechen und in wenigen Minuten klären, ob sich ein weiterer Schritt im Prozess lohnt.
Besonders deutlich zeigt sich der Mehrwert bei Gehaltsvorstellungen. Diese werden von Bewerbern häufig pauschal oder auf Basis früherer Positionen angegeben, ohne die konkreten Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stelle genau zu kennen. Im Telefoninterview lässt sich schnell einordnen, ob die Erwartungen realistisch sind oder ob Missverständnisse vorliegen. Dabei hilft es, auf bewährte Taktiken für erfolgreiche Gehaltsverhandlungen zurückzugreifen, um Gespräche von Anfang an auf eine tragfähige Grundlage zu stellen.
Ähnlich verhält es sich mit unvollständigen Unterlagen oder scheinbaren Brüchen im Lebenslauf. Was auf dem Papier Fragen aufwirft, lässt sich im persönlichen Austausch oft schnell und nachvollziehbar erklären. Der Ablauf ähnelt dabei der Überprüfung von Referenzen, ist jedoch deutlich schneller und weniger aufwendig.
Darüber hinaus vermittelt ein telefonisches Erstinterview einen ersten Eindruck davon, wie ein Bewerber kommuniziert. Tonfall, Ausdrucksweise und Reaktionsvermögen geben Hinweise darauf, wie jemand im beruflichen Alltag auftritt. Gerade bei Positionen mit Kundenkontakt oder hoher Schnittstellenfunktion ist diese Einschätzung ein wertvoller Bestandteil der Vorauswahl.
Insgesamt unterstützt die telefonische Bewerbervorauswahl dabei, den Recruiting-Prozess zu strukturieren, Entscheidungen fundierter zu treffen und nachgelagerte Interviews gezielt auf Kandidaten zu konzentrieren, die fachlich und persönlich wirklich passen.
2 Minuten für Ihre Anfrage: schnell, einfach, unverbindlich
Präzisieren Sie Ihre Rekrutierungsziele: Mit wenigen ausgewählten Fragen kann ich Ihre Situation besser verstehen und Ihnen gezielte Vorschläge für Ihre Personalsuche machen.
Ablauf eines Telefoninterviews: Wer, wie, was und wann?
Wer das Telefoninterview führt, hängt stark von der Unternehmensgröße und den internen Strukturen ab. In größeren Organisationen übernimmt diese Aufgabe häufig der Personalreferent oder die HR-Abteilung. In kleineren Unternehmen greift nicht selten der Geschäftsführer selbst zum Telefon. Idealerweise ist auch ein Vertreter der Fachabteilung eingebunden, zumindest bei der inhaltlichen Vorbereitung.
Der Zeitpunkt des Anrufs spielt eine wichtige Rolle. Ein spontanes Telefonat kann authentische Eindrücke liefern, ist für Bewerber jedoch nicht immer passend. Alternativ wird vorab ein Termin vereinbart. Dieses Vorgehen wirkt verbindlicher und professioneller, nimmt dem Gespräch jedoch etwas von seiner Spontanität. Beide Varianten haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist, dass der Rahmen klar kommuniziert wird.
Zu Beginn des Gesprächs stellt sich der Anrufer kurz vor, bedankt sich für die Bewerbung und erläutert den Zweck des Telefonats. Auch der zeitliche Rahmen sollte transparent benannt werden. Ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl dauert in der Regel nicht länger als zehn Minuten. Genau das macht seinen Charakter aus.
Anschließend werden gezielt die Fragen gestellt, die für eine erste Einschätzung relevant sind. Es geht nicht darum, ein vollständiges Vorstellungsgespräch zu führen. Vielmehr soll geklärt werden, ob fachliche Grundvoraussetzungen, Rahmenbedingungen und gegenseitige Erwartungen grundsätzlich zusammenpassen.
Ein klar strukturierter Ablauf sorgt dafür, dass das Telefoninterview im Recruiting effizient bleibt und seinen Zweck erfüllt. Nämlich eine fundierte Entscheidung darüber zu treffen, ob ein vertiefendes Gespräch sinnvoll ist oder nicht.
Typische Fragen für ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl
Damit ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl seinen Zweck erfüllt, sollten die Fragen klar priorisiert sein. Es geht nicht um Tiefe, sondern um Relevanz. Ziel ist es, in kurzer Zeit herauszufinden, ob ein weiterer Schritt im Recruiting-Prozess sinnvoll ist.
Bewährt haben sich insbesondere folgende Fragestellungen:
• Verfügbarkeit: Ab wann könnten Sie frühestens bei uns starten?
• Relevante Erfahrung: Verfügen Sie über praktische Erfahrung in einer für die Position zentralen Anforderung, beispielsweise im Projektmanagement oder im technischen Vertrieb?
• Qualifikationen: Besitzen Sie die für diese Position erforderlichen Qualifikationen oder Zertifikate?
• Arbeitsumfeld: Fühlen Sie sich in dem beschriebenen Arbeitsumfeld wohl, etwa in einem dynamischen oder stark strukturierten Umfeld?
• Pendeldistanz: Sehen Sie mögliche Herausforderungen in Bezug auf den Arbeitsweg oder die Erreichbarkeit des Standorts?
• Arbeitszeitflexibilität: Sind Sie bereit, bestimmte Arbeitszeiten zu leisten, zum Beispiel Schichtarbeit oder gelegentliche Wochenendarbeit?
• Konkurrenzangebote: Befinden Sie sich aktuell bei weiteren Arbeitgebern in einem laufenden Auswahlprozess?
• Gehaltsvorstellungen: Welche Gehaltsvorstellungen haben Sie für diese Position? Und falls diese über dem vorgesehenen Rahmen liegen. Wären Sie grundsätzlich kompromissbereit?
Diese Fragen liefern in kurzer Zeit eine belastbare Grundlage für die Entscheidung, ob ein persönliches Gespräch oder ein Videointerview sinnvoll ist. Gleichzeitig helfen sie dabei, Missverständnisse frühzeitig zu klären und unnötige Prozessschritte zu vermeiden.
Die Vorteile eines Telefoninterviews gegenüber einem Video-Call
Videointerviews sind aus modernen Recruiting-Prozessen nicht mehr wegzudenken. Für die erste Bewerbervorauswahl bietet das Telefoninterview im Recruiting jedoch einige spezifische Vorteile, die es als vorgelagertes Instrument besonders wirkungsvoll machen.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
• Zeitersparnis: Telefonische Vorabinterviews sind bewusst kurz gehalten, lassen sich flexibel terminieren und erfordern keine technische Vorbereitung. Das macht sie ideal für eine effiziente Vorauswahl.
• Unkompliziertheit: Weder Interviewer noch Bewerber müssen sich mit Kamera, Technik oder dem äußeren Erscheinungsbild befassen. Der Fokus liegt vollständig auf dem Gespräch.
• Weniger Stress für Bewerber: Viele Kandidaten empfinden ein Telefonat als entspannter als einen Video-Call. Das erleichtert authentische Antworten, insbesondere bei zurückhaltenderen Persönlichkeiten.
• Flexibilität und Erreichbarkeit: Telefonische Vorabinterviews lassen sich einfacher in den Arbeitsalltag integrieren, sind auch kurzfristig möglich und können bei Bedarf zügig beendet werden.
Das Telefoninterview ersetzt kein persönliches Gespräch. Es ergänzt es sinnvoll und sorgt dafür, dass zeitintensive Video- oder Präsenzinterviews gezielt mit Kandidaten geführt werden, die fachlich und persönlich in die engere Auswahl gehören.
Nach dem Telefoninterview: Wie geht es weiter?
Bereits vor dem Telefoninterview sollte intern klar definiert sein, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird. Was passiert, wenn sich der erste negative Eindruck bestätigt? Wird dem Bewerber zeitnah telefonisch abgesagt oder erhält er eine Rückmeldung auf schriftlichem Weg?
Ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl entfaltet seinen Nutzen nur dann vollständig, wenn diese Entscheidungen nicht spontan, sondern strukturiert getroffen werden. Ziel ist es, Klarheit zu schaffen. Für beide Seiten. Unklare Zwischenstände oder lange Wartezeiten wirken sich negativ auf die Candidate Experience aus und kosten Vertrauen.
Kann der Bewerber im Telefonat überzeugen, sollte der nächste Schritt nicht unnötig verzögert werden. Ein zeitnah vereinbarter Termin für ein persönliches Gespräch vor Ort oder via Videocall signalisiert Wertschätzung und Professionalität. Gerade qualifizierte Kandidaten verfügen häufig über mehrere Optionen und treffen ihre Entscheidungen nicht zuletzt auf Basis der Prozessgeschwindigkeit.
Fällt die Entscheidung gegen eine Einladung aus, sollte auch dies transparent kommuniziert werden. Alternativ kann es sinnvoll sein, geeignete Profile bewusst im Talentpool, den Sie sorgfältig aufbauen, zu halten, um bei zukünftigen Vakanzen schnell reagieren zu können.
Entscheidend ist, dass das Telefoninterview im Recruiting nicht als loses Gespräch betrachtet wird, sondern als fester Bestandteil eines klar gesteuerten Auswahlprozesses.
Erfolgsfaktoren bei Telefoninterviews
Damit ein Telefoninterview im Recruiting seinen Zweck erfüllt, ist eine gezielte Vorbereitung entscheidend. Auch wenn das Gespräch bewusst kurz gehalten wird, sollten sich die Beteiligten im Vorfeld darüber im Klaren sein, welche Informationen wirklich benötigt werden und welche Fragen für die Vorauswahl relevant sind.
Die Fragen sollten klar, strukturiert und auf den Punkt formuliert sein. Ebenso wichtig ist die Dokumentation der Gesprächsergebnisse. Direkt im Anschluss sollten die wesentlichen Eindrücke festgehalten werden, um Entscheidungen nachvollziehbar und vergleichbar zu machen. Unternehmen, die ihre Prozesse professionalisieren möchten, gehen diesen Schritt häufig im Zuge der Digitalisierung mit einem Bewerbermanagementsystem an, insbesondere dann, wenn bislang mit Excel oder anderen Insellösungen gearbeitet wurde.
Eine strukturierte Nachbereitung sorgt dafür, dass Telefoninterviews nicht isoliert betrachtet werden, sondern als fester Bestandteil des gesamten Recruiting-Prozesses wirken. So lassen sich Entscheidungen konsistenter treffen, Prozesse beschleunigen und qualitative Standards sichern.
Fazit
Telefoninterviews als ergänzende Methode zur Bewerbervorauswahl bieten Personalverantwortlichen eine echte Chance, passende Kandidaten zu erkennen, die auf Basis der Unterlagen allein möglicherweise frühzeitig aussortiert worden wären. Gerade bei unklaren Profilen oder widersprüchlichen Eindrücken schafft ein kurzes Telefonat Orientierung und verhindert vorschnelle Fehlentscheidungen.
Gleichzeitig helfen Telefoninterviews im Recruiting dabei, Zeit und Ressourcen gezielt einzusetzen. Wenn fest definierte Ausschlusskriterien bereits im Vorfeld abgeklärt werden, lassen sich persönliche Gespräche und Videointerviews auf Kandidaten konzentrieren, bei denen eine reale Passung besteht. Das beschleunigt den Prozess und erhöht die Qualität der Auswahl.
Für die interne Steuerung von Recruiting-Prozessen kann es zudem sinnvoll sein, die Ergebnisse der Telefoninterviews systematisch auszuwerten. Wer seine Auswahlentscheidungen transparent macht und mit relevanten Recruiting-Kennzahlen arbeitet, rekrutiert nicht nur effizienter, sondern gewinnt langfristig an Sicherheit und Planbarkeit.
Richtig eingesetzt ist das Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl kein zusätzlicher Prozessschritt, sondern ein wirkungsvolles Instrument, um bessere Entscheidungen in kürzerer Zeit zu treffen.
Einzigartiger Personalbedarf? Einzigartige Suche! Ich helfe, perfekte Matches zu finden!
Regelmäßige News zur Personalberatung
Ein- bis zwei Mal pro Monat informiere ich Sie über Tipps, Tricks und Neues aus dem Recruiting, Personalmarketing und Employer Branding. Sie erhalten meine neuesten Blogartikel, Tipps für das Recruiting und das Personalmarketing und Anleitungen für die sofortige Anwendung.
