Das bevorzugte Setting zur Bewerberauswahl hat sich in den vergangenen Jahren von Präsenz- und Telefoninterviews klar in Richtung Videointerview via Zoom und Co. entwickelt. Virtuelle Tools genauso wie persönliche Gespräche bieten Vorteile. Gleichzeitig erfordern sie eine intensive Vorbereitung und kosten Zeit. Zudem fällt die Entscheidung gegen einen Bewerber meist innerhalb der ersten Minuten. Trotzdem lässt sich das Vorstellungsgespräch in diesem Moment nicht einfach abbrechen. Ein vorgeschaltetes, kurzes Telefonat unterstützt Personalverantwortliche dabei, Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten. Wie das gelingt, zeigt dieser Beitrag.
Telefoninterviews: geschickte Vorauswahl spart Ressourcen
Der Mangel an Fach- und Führungskräften führt branchenübergreifend dazu, dass Personalverantwortliche bei einer Stellenbesetzung alle Bewerber einladen, deren Portfolio ungefähr zum Job passt. Trotzdem existieren weiterhin Berufe, für die mehr potenzielle Kandidaten zur Verfügung stehen, als der Arbeitsmarkt benötigt. Hier gilt es, eine taktisch kluge Vorauswahl zu treffen. Vorselektieren ist wichtig, schließlich wissen vor allem Kandidaten mit Marketingkenntnissen, wie sie sich perfekt in Szene setzen und Schwächen kaschieren. Gleichzeitig sollten keine Bewerbungen vorschnell, etwa aufgrund von Formfehlern, aussortiert werden.
Vorschnelle Absagen: Stopp!
Die Erfahrung zeigt, dass Personalverantwortliche Bewerbungen oft spontan sortieren. Hier spielen der Gesamteindruck der Unterlagen, das Foto, das eigene Bauchgefühl und die zeitlichen Ressourcen eine zentrale Rolle. Besonders bei Kandidaten die sich schon länger nicht mehr beworben haben, führt diese Strategie in die falsche Richtung. Manche Kandidaten haben vor zwanzig Jahren ihre letzte Bewerbung verfasst und entsprechend keine Bewerbungsroutine. Deshalb sollten sie eine zweite Chance erhalten.
Die wichtigsten Gründe für Absagen – und wie Fehlurteile vermieden werden
Häufig landen erfolgsversprechende Bewerbungen von Quereinsteigern im Papierkorb. Genauso gelten Kandidaten schnell als ungeeignet, wenn sie die geforderte Berufserfahrung nicht vorweisen können oder aus einer anderen Ausbildungsrichtung kommen. Lücken im Lebenslauf bewerten viele Personalverantwortliche als absolutes No-go. Das gilt auch für überzogene Gehaltsvorstellungen. Manchmal reichen bereits ein als unsympathisch eingestuftes Foto oder die Herkunft aus, um dem Bewerber eine Absage zu erteilen. Stopp, so nicht! An dieser Stelle ergänzen Telefoninterviews eine schriftliche Bewerbung und vermeiden, dass der ideale Kandidat abgelehnt wird.
Die Vorteile des Telefoninterviews
Im Rahmen eines Telefoninterviews kann der Personalverantwortliche den Gründen für seine negative Bewertung nachgehen und sie möglicherweise korrigieren. Gehaltsvorstellungen werden zum Beispiel oftmals intuitiv angegeben und entsprechen nicht den realen Jobbedingungen. Am Telefon kann diese Ungereimtheit einfach geklärt werden. Nutzen Sie bewährte Taktiken für erfolgreiche Gehaltsverhandlungen um Top-Talente zu gewinnen. Das gilt genauso für fehlende Unterlagen oder Angaben im Lebenslauf. Das läuft ähnlich ab wie bei der Überprüfung von Referenzen. Ein persönliches Telefonat vermittelt darüber hinaus einen ersten Eindruck, wie der Kandidat in der direkten Kommunikation auftritt. Diese Einschätzung ist vor allem für Jobs mit Kundenkontakt aufschlussreich und wertvoll.
2 Minuten für Ihre Anfrage: schnell, einfach, unverbindlich
Präzisieren Sie Ihre Rekrutierungsziele: Mit wenigen ausgewählten Fragen kann ich Ihre Situation besser verstehen und Ihnen gezielte Vorschläge für Ihre Personalsuche machen.
Typische Fragen für ein Telefoninterview zur Bewerbervorauswahl
Um das Telefoninterview effektiv zu gestalten und die wesentlichen Informationen zu erhalten, sollten die Fragen präzise und zielgerichtet sein. Hier sind einige typische Fragen, die in einem Telefoninterview gestellt werden können:
- Verfügbarkeit: Können Sie mitteilen, ab wann Sie frühestens bei uns anfangen könnten?
- Relevante Erfahrung: Haben Sie Erfahrung in einer spezifischen Anforderung der Stelle, z.B. Projektmanagement?
- Qualifikationen: Besitzen Sie die geforderten Qualifikationen oder Zertifikate für diese Position?
- Arbeitsumfeld: Fühlen Sie sich wohl in einem spezifischen Arbeitsumfeld, z.B. schnelllebigen, teamorientierten Umfeld?
- Pendeldistanz: Sehen Sie mögliche Herausforderungen bei Ihrem längeren Arbeitsweg?
- Arbeitszeitflexibilität: Sind Sie in der Lage, spezifische Arbeitszeiten, z.B. Schichtarbeit, Wochenendarbeit zu leisten?
- Konkurrenzangebote: Sind Sie aktuell bei weiteren Arbeitgebern in der engeren Wahl?
- Gehaltsvorstellungen: Welche Gehaltsvorstellungen haben Sie für diese Position? Oder bei erhöhten Gehaltsvorstellungen: Wären Sie bei Ihrer Gehaltsvorstellung kompromissbereit?
Ablauf eines Telefoninterviews: Wer, wie, was und wann?
In großen Firmen greift der Personalreferent, in kleinen und mittelständischen Unternehmen der Geschäftsführer zum Telefon. Vertreter der entsprechenden Abteilung sollten ebenfalls anwesend sein. Der Anruf erfolgt am besten nach Feierabend und für den Kandidaten gerne unerwartet. Alternativ vereinbart die Personalabteilung vorab einen Termin. Dieses Vorgehen wirkt professioneller, der Erkenntnisgewinn eines spontanen Anrufes fehlt. Der Personalverantwortliche stellt sich und die anderen Anwesenden vor. Er bedankt sich für die Bewerbung und definiert den Zeitrahmen für das Gespräch. Nun werden die Fragen besprochen.
Die Vorteile eines Telefoninterviews gegenüber einem Video-Call
Obwohl Videointerviews zunehmend an Beliebtheit gewinnen, bieten telefonische Vorabinterviews einige spezifische Vorteile, die sie besonders für die erste Vorauswahl attraktiv machen:
- Zeitersparnis: Telefonische Vorabinterviews sind kürzer und effizienter, da keine Vorbereitung für Kamera und Technik nötig ist.
- Unkompliziertheit: Sowohl der Interviewer als auch der Bewerber müssen sich nicht um ein professionelles Erscheinungsbild oder technische Details kümmern, was den Prozess vereinfacht.
- Weniger Stress für Bewerber: Viele Kandidaten sind am Telefon entspannter und können authentischer antworten, was zu besseren Einblicken führt.
- Flexibilität und Erreichbarkeit: Telefonische Interviews können leicht in den Tagesablauf integriert werden, sind auch kurzfristig möglich und können schnell wieder beendet werden.
Nach dem Telefoninterview: Wie geht es weiter?
Vor dem Gespräch müssen sich die Anwesenden einigen, wie sie vorgehen wollen: Was passiert, wenn sich der negative Eindruck verfestigt? Erhält der Kandidat umgehend Bescheid oder wandern seine Unterlagen auf den Stapel mit den Absagen und er erfährt das Ergebnis schriftlich? Vielleicht wandern die Unterlagen auch in den Talentpool, den Sie sorgfältig aufbauen. Konnte der Bewerber die Beteiligten überzeugen? – Dann sollte sofort ein Vorstellungstermin vor Ort oder via Videocall vereinbart werden. Schließlich verfügen die besten Bewerber meist über mehrere Job-Optionen.
Erfolgsfaktoren bei Telefoninterviews
In jedem Fall müssen sich die Teilnehmer gezielt auf das Gespräch vorbereiten. Die Fragen sollten kurz und knackig formuliert sein – länger als zehn Minuten dauert ein Vorabinterview nicht. Ansonsten verliert der Termin seinen Vorauswahl-Charakter und gilt im Grunde als vollwertiges Vorstellungsgespräch. Dies würde jedoch eine andere Vorbereitung erfordern. Das Ziel des Termins erreicht das Unternehmen damit nicht. Nach dem Telefonat dokumentiert einer der Anwesenden die Ergebnisse des Gesprächs in digitaler Form. So gehen Sie die Digitalisierung mit einem Bewerbermanagementsystem an, wenn Sie bisher noch mit Excel oder anderen Hilfsmitteln arbeiten.
Fazit
Telefoninterviews als ergänzende Methode zur Vorauswahl von Bewerbern bieten eine reelle Chance, einen passenden Kandidaten zu entdecken, der ohne Telefonat eine Absage erhalten hätte. Gleichzeitig können Personalverantwortliche für die Bewerbungsgespräche zeitliche Ressourcen sparen, wenn sie festgelegte Ausschlusskriterien bereits im Vorfeld abfragen. Für die interne Steuerung von Bewerbungsprozessen kann es sinnvoll sein, die Ergebnisse der Telefoninterviews auf ihren Nutzen hin auszuwerten. Mit relevanten Recruiting-Kennzahlen rekrutieren Sie effektiver und sparen Budget.
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